La primera fase propuesta en esta metodología consiste en el análisis de situación de partida del plan anual de compras (PAC). A su vez, esta fase consta de tres elementos:

• El recojo de datos y el análisis de la información: por un lado se reúne la información relacionada con los gastos recurrentes (contratos vigentes, condiciones de servicios, etc) y por otro lado lo concerniente a los gastos no recurrentes o inversiones a efectuar en el año (borradores de presupuestos, necesidades de las áreas usuarias, etc).
• Determinar y/o segmentar el perímetro de compras del PAC del año en que se hará la planificación y por categorías de compra.
• Establecer el posicionamiento de cada categoría en la matriz de estrategia de contratación.

La segunda fase consiste en definir el PAC y la validación de las acciones planificadas. Un primer aspecto de esta fase es el desarrollo del PAC de cada responsable "commoditie", para lo cual se requiere de cuatro elementos: estudio de mercado de oferta/proveedores; la identificación de acciones de mejora de condiciones y de ahorro de costos; la descripción de palancas y ahorros de costos; y el calendario de ejecución del PAC.

Otro aspecto consiste en contrastar los principales aspectos de los PAC parciales o de áreas usuarias con los responsables de los presupuestos de las unidades solicitantes.

Finalmente, la tercera fase es la preparación del PAC y el reporting. Se procede a la consolidación, información y preparación del PAC, contando para ello con: el PAC por categorías; el PAC por commoditie; y el PAC resumen. Complementariamente se define el reporting y el procedimiento de seguimiento del nuevo PAC a entrar en vigencia.

FUENTE CONSULTADA:

Sección Plan Anual de Compras (PAC) publicada por el website de la empresa consultora Fullstep.

¿Deseas saber más acerca de la metodología para el plan anual de compras de una organización? Inscríbete en el curso Negociación con proveedores del 3 PEE de ESAN.