¿El número de tareas, proyectos, pendientes, salidas familiares, estudios y otras actividades se aglomeran y nunca hay tiempo para terminar con todas? Esa es una sensación común, sobre todo, para quienes tienen múltiples objetivos. En este contexto, existe un método que ayuda a establecer prioridades y organizar metas. Es conocido como la matriz de administración del tiempo, también llamada matriz de Eisenhower.

Consiste en un gráfico basado en dos ejes que separan tareas específicas en niveles de urgencia e importancia, determinados a través de una serie de criterios. Fue creado por Dwight D. Eisenhower, trigésimo cuarto presidente de los Estados Unidos. El experto indicó que con esta herramienta ya no se trata solo de gestionar el tiempo, sino de manejar la atención que se le pone a cada actividad. El gráfico se desarrolla con cuatro cuadrantes:

1. Importante y urgente. El criterio a considerar aquí es la crisis o lo inmediato. Se toman en cuenta las tareas que se han vuelto críticas a consecuencia del plazo que se tiene para desarrollarlas.

Por ejemplo, se tiene una situación empresarial en la cual un supervisor entrega un proyecto a un colaborador, con una fecha límite muy cercana. Si no se otorga toda la atención a esta actividad o si deja para la última hora, el resultado será el incumplimiento adecuado de la misma en el tiempo brindado. Además, se sufrirán factores como el estrés, la desorganización y el fracaso.

2. Importante y no urgente. Son aquellas tareas que, si bien son importantes, se desarrollan a largo plazo y no poseen una fecha crítica para cumplirlas. Esto se determina gracias a la organización y la inversión de tiempo que se les ha brindado. Por ejemplo, el desarrollo personal a largo plazo basado en los estudios, dedicándoles el tiempo suficiente para cumplirlos.

3. No importante y urgente. Aquí se establecen aquellas actividades rutinarias que son urgentes, pero que no tienen un nivel de trascendencia mayor a través del tiempo. Por ejemplo, las reuniones en el trabajo a última hora, las llamadas sin previo aviso, las acciones inmediatas, etc. Solo se aplican cuando se tiene un enfoque a corto plazo; son tareas que no tienen una planificación previa.

4. No importante y no urgente. Los únicos criterios a evaluar aquí están relacionados al ocio y al entretiempo. Aquí se aplican las actividades que se refieren a, por ejemplo, revisar las redes sociales, distraerse con algún video intrascendente y más. Son necesarias para encontrar un balance entre el entretenimiento y los objetivos de vida que se compartan.

Claro está, el orden de los cuadrantes es la misma disposición en la que las tareas deben ser tomadas en cuenta. Por ejemplo, el cuadrante número uno registra actividades que, de no ser consideradas de inmediato, afectarán el desempeño de una empresa. El segundo cuadrante cubre las labores importantes, pero que pueden ser desarrolladas con calma. Así, reflejan una buena administración del tiempo, ya que se ha sabido organizarlas y no llegar a ninguna crisis ni fecha límite necesaria.

En caso el tercer y el cuarto cuadrante tengan prioridad en la vida de un profesional, significa que se está permitiendo distracciones o aspectos que afectan a la correcta gestión del tiempo. Es vital no caer en estas trivialidades de manera muy frecuente. 

Una buena administración del tiempo implica centrarse en el segundo cuadrante y partir de sus criterios para generar un plan de acción que lidere el manejo de actividades. Los objetivos personales, empresariales, familiares, entre otros, solo pueden cumplirse si se encuentra un balance de tiempo entre todos ellos. No deben afectar la calidad de vida del que desee realizarlos.

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Fuentes:

Business Insider. "A decades-old time-management strategy can help you become more productive and less stressed at work".

Negocios Rentables. "La matriz de la administración del tiempo".

TicBeat. "¿Qué es la matriz del tiempo de Eisenhower y por qué deberías usarla?".

FacileThings. "La Matriz de Gestión del Tiempo".