Un estudio de la consultora GetApp reveló que el 68 % de directores de proyectos utilizan Microsoft Project como un software importante para sus labores. Además, del total, el 70 % señaló que su trabajo sería mucho más sencillo si todos los programas que emplean tuvieran las funciones que necesitan. En este contexto, Microsoft Project es una de las soluciones más utilizadas y con mayores ventajas en el mercado para la administración de proyectos.

"Microsoft Project es un software muy potente para la gestión de proyectos de todo tipo", sostiene Juan Carlos Landaure, docente del Programa de Alta Especialización en Dirección Avanzada de Proyectos de ESAN. "Permite automatizar prácticamente todos los procesos", añade el experto. Para que un administrador sepa si se ajusta realmente a sus necesidades, primero debe conocer los beneficios que brinda. Estas son las ventajas y soluciones más importantes que otorga, según comentarios de directivos que fueron encuestados por las empresas Software Advice, GetApp y Capterra.

Integración con la suite de softwares de Microsoft

Este programa tiene compatibilidad con otros muy útiles como Office 365, SharePoint y Skype. De hecho, la integración es el beneficio número uno considerado por los jefes de proyectos que han invertido en el software. Además, comparte una interfaz muy similar a otros productos de Microsoft (como Excel), lo que hace que el programa sea intuitivo y familiar para los nuevos usuarios. Es importante para las compañías que lo utilizan con clientes, pues, para ellos, la familiaridad y fácil usabilidad en una herramienta representa un factor decisivo.

 La prominencia en la industria

Muchos directivos se refieren a Microsoft Proyect como una solución con la que todos deberían estar familiarizados. Es una de las más utilizadas y con mayor prestigio. Eso, sumado a su gran distribución mundial y a las más de dos décadas que lleva en el mercado, hace que sea un plus emplearlo para estar estandarizado con otros administradores o gestores.

Por otro lado, para los usuarios o ejecutivos nuevos en el campo, también es una ventaja, pues siempre encuentran videos y cursos orientativos online o a nivel presencial. En YouTube, es el software de administración de proyectos que más resultados genera en las búsquedas (más de 4 millones).

Programación

El software ofrece las herramientas más sólidas para planificar o programar proyectos. Brinda diagramas de Gantt para la planificación y visualización de líneas de tiempo, gráficos capaces de vincular tareas dependientes, la creación de subtareas y la oportunidad de modificar líneas de base para monitorear los progresos. También ofrece otras soluciones dependiendo del paquete que se contrate.

Microsoft Project permite automatizar todos los procesos de la gestión del proyecto, según lo señalado por Juan Carlos Landaure. Por ejemplo, "la definición del alcance y los entregables, desarrollo del cronograma y presupuesto, asignación de recursos, ajuste del proyecto, seguimiento y control, análisis del valor ganado", indica el especialista. Asimismo, también permite la "elaboración de una gran variedad de reportes sobre el estado del proyecto para la gestión de la comunicación", añade Landaure.

Project Online, la versión basada en la nube del Microsoft Project, ofrece también la posibilidad de trabajar de forma integrada con múltiples áreas. Es así que este producto satisface múltiples necesidades de los usuarios, haciendo que el flujo de trabajo sea mucho más ágil y con funciones como los tableros de Scrum y Kanban.

Si bien un software de gestión de proyectos puede ser un complemento necesario y útil para una organización, elegir el programa adecuado debe ser una decisión cuidadosamente tomada. Conocer el alcance de los requisitos de la empresa es el primer paso para asegurarse de que el software sea una buena opción, seguido de una evaluación cuidadosa de los beneficios e implicancias de incorporarlo en cada proyecto.

Si quieres saber más sobre este tema, participa del Programa de Alta Especialización en Dirección Avanzada de Proyectos de ESAN.

Fuentes:

Entrevista a Juan Carlos Landaure, docente del Programa de Alta Especialización en Dirección Avanzada de Proyectos de ESAN.

GetApp. "Project management features report: Is 2019 the year to replace your current solution?".

Software Advice. "3 Reasons You Should Invest In Microsoft Project (and 3 Why You Shouldn't)".

Business 2 Community. "Project Management Software Advantages and Disadvantages".

The Project Management. "5 Advantages of Using Project Management Software".