El lean office es una filosofía de trabajo. Consiste en aplicar los principios del pensamiento lean (filosofía de mejora continua) en las actividades llevadas a cabo en las oficinas y áreas administrativas de una organización. Tiene dos propósitos: optimizar los procesos y eliminar los desperdicios. De hecho, un estudio elaborado por el Instituto Fraunhofer para la Ingeniería de Producción y la Automatización y el Instituto Kaizen, indica que el lean office potencia la productividad de las empresas en un 32 %.

Pero, ¿qué otros beneficios pueden generarle a las empresas aplicar esta filosofía? Entre las más importantes, se encuentran: 

Mejora la eficiencia 

Uno de los principales beneficios del lean office es que brinda una mayor y mejor eficiencia en la organización. Esta metodología obliga a las empresas a revisar -a detalle- sus procesos administrativos y realizar los cambios necesarios para optimizar su estructura de gestión. Para ello, deben identificar las áreas problemáticas y cuellos de botella que ocurren en los procesos administrativos de la compañía. De esta manera, a través del uso de herramientas y técnicas lean, es posible eliminarlas y mejorar al máximo la eficiencia de la empresa. 

Ahorro de costos

El lean office permite a las organizaciones ahorrar costos relacionados a la introducción de un nuevo producto al mercado y optimizar los recursos necesarios para seguir operando, como la compra de materias primas y otros insumos. Además, reduce los gastos generados por el papeleo, pues -por ejemplo- se puede prescindir de los servicios de una persona contratada especialmente para realizar este tipo de gestión. 

Simplifica los procesos  

El crecimiento y expansión de un negocio puede traer consigo procesos burocráticos engorrosos, que demanden mucho tiempo y algunas veces incontrolables. Las técnicas del lean office permiten a los gerentes identificar las ineficiencias que existen en estos procesos administrativos, eliminarlos y simplificarlos para mejorar la productividad.   

Mayor satisfacción del cliente 

El lean office ayuda a que el tiempo de respuesta se acorte y por consecuencia las respuestas sean más rápidas, mejorando la satisfacción del cliente. Mantener a los consumidores felices, incrementa las ventas y mejora el flujo de caja, volviendo más rentable a la empresa.  

Ayuda a cumplir con las reglas y regulaciones 

El lean office facilita que las reglas, regulaciones y códigos de conducta sean cumplidos por los empleados. La determinación de normas sólidas ayuda a tener tiempos de respuesta más rápidos, mejorando la satisfacción de los empleados. 

Lean Office: ¿cómo implementarlo de manera eficaz?

La gestión de la información es clave para implementar el lean office de manera eficaz. Para ello, es clave seguir los siguientes consejos: 

Conectar con los colaboradores 

El lean office es diagonal a la organización; es decir, involucra a todos los departamentos y áreas. Los colaboradores deben opinar sobre el funcionamiento de los procesos, sobre todo, aquellos que están involucrados de manera directa en los procesos administrativos.  

Reducir los pasos innecesarios 

Dibujar un mapa de flujo de valor, y conectar las áreas de producción con las áreas de no producción, es clave para implementar el lean office.  También es fundamental enseñarles a los colaboradores a distinguir entre las actividades de valor agregado, las acciones que son necesarias, pero no generan un valor agregado, y aquellas que son consideradas como desperdicio. Esto permitirá optimizar los procesos y reducir los pasos innecesarios. 

Utilizar herramientas digitales 

Las soluciones digitales, como el uso de aplicaciones móviles, las pantallas táctiles y las herramientas de computación en la nube, ayudan a organizar y llevar a cabo el lean office de manera eficaz. Primero, es necesario utilizar versiones de soportes gratuitos y, una vez que los colaboradores dominen las reglas y rutinas, ya se puede optar por una herramienta más potente y costosa. 

Si quieres conocer más sobre este tema, participa en los programas del área de Logística y Operaciones de ESAN.  

Fuentes:

Consulta a Fernando Maradiegue Tuesta, docente de los programas del área de Logística y Operaciones de ESAN. 

What is Lean Office? Turn your office lean and productive

THE BENEFITS OF A LEAN OFFICE

Why use lean principles and techniques in an office environment

Benefits of a Lean Office: Is it for you?

6 Tips On How To Implement A Lean Office in the AEC Industry

Seven tips to kick start the Lean Office