Lean office: ¿qué es y cuáles son sus beneficios?
Lean office: ¿qué es y cuáles son sus beneficios?
El lean office permite optimizar los procesos administrativos, ayudando a eliminar los desperdicios que produce la organización. ¿Por qué es importante implementarlo?
Compartir en:
El lean office es una filosofía de trabajo. Consiste en aplicar los principios del pensamiento lean (filosofía de mejora continua) en las actividades llevadas a cabo en las oficinas y áreas administrativas de una organización. Tiene dos propósitos: optimizar los procesos y eliminar los desperdicios. De hecho, un estudio elaborado por el Instituto Fraunhofer para la Ingeniería de Producción y la Automatización y el Instituto Kaizen, indica que el lean office potencia la productividad de las empresas en un 32 %.
Pero, ¿qué otros beneficios pueden generarle a las empresas aplicar esta filosofía? Entre las más importantes, se encuentran:
Mejora la eficiencia
Uno de los principales beneficios del lean office es que brinda una mayor y mejor eficiencia en la organización. Esta metodología obliga a las empresas a revisar -a detalle- sus procesos administrativos y realizar los cambios necesarios para optimizar su estructura de gestión. Para ello, deben identificar las áreas problemáticas y cuellos de botella que ocurren en los procesos administrativos de la compañía. De esta manera, a través del uso de herramientas y técnicas lean, es posible eliminarlas y mejorar al máximo la eficiencia de la empresa.
Ahorro de costos
El lean office permite a las organizaciones ahorrar costos relacionados a la introducción de un nuevo producto al mercado y optimizar los recursos necesarios para seguir operando, como la compra de materias primas y otros insumos. Además, reduce los gastos generados por el papeleo, pues -por ejemplo- se puede prescindir de los servicios de una persona contratada especialmente para realizar este tipo de gestión.
Simplifica los procesos
El crecimiento y expansión de un negocio puede traer consigo procesos burocráticos engorrosos, que demanden mucho tiempo y algunas veces incontrolables. Las técnicas del lean office permiten a los gerentes identificar las ineficiencias que existen en estos procesos administrativos, eliminarlos y simplificarlos para mejorar la productividad.
Mayor satisfacción del cliente
El lean office ayuda a que el tiempo de respuesta se acorte y por consecuencia las respuestas sean más rápidas, mejorando la satisfacción del cliente. Mantener a los consumidores felices, incrementa las ventas y mejora el flujo de caja, volviendo más rentable a la empresa.
Ayuda a cumplir con las reglas y regulaciones
El lean office facilita que las reglas, regulaciones y códigos de conducta sean cumplidos por los empleados. La determinación de normas sólidas ayuda a tener tiempos de respuesta más rápidos, mejorando la satisfacción de los empleados.
Lean Office: ¿cómo implementarlo de manera eficaz?
La gestión de la información es clave para implementar el lean office de manera eficaz. Para ello, es clave seguir los siguientes consejos:
Conectar con los colaboradores
El lean office es diagonal a la organización; es decir, involucra a todos los departamentos y áreas. Los colaboradores deben opinar sobre el funcionamiento de los procesos, sobre todo, aquellos que están involucrados de manera directa en los procesos administrativos.
Reducir los pasos innecesarios
Dibujar un mapa de flujo de valor, y conectar las áreas de producción con las áreas de no producción, es clave para implementar el lean office. También es fundamental enseñarles a los colaboradores a distinguir entre las actividades de valor agregado, las acciones que son necesarias, pero no generan un valor agregado, y aquellas que son consideradas como desperdicio. Esto permitirá optimizar los procesos y reducir los pasos innecesarios.
Utilizar herramientas digitales
Las soluciones digitales, como el uso de aplicaciones móviles, las pantallas táctiles y las herramientas de computación en la nube, ayudan a organizar y llevar a cabo el lean office de manera eficaz. Primero, es necesario utilizar versiones de soportes gratuitos y, una vez que los colaboradores dominen las reglas y rutinas, ya se puede optar por una herramienta más potente y costosa.
Si quieres conocer más sobre este tema, participa en los programas del área de Logística y Operaciones de ESAN.
Fuentes:
Consulta a Fernando Maradiegue Tuesta, docente de los programas del área de Logística y Operaciones de ESAN.
What is Lean Office? Turn your office lean and productive
Why use lean principles and techniques in an office environment
Benefits of a Lean Office: Is it for you?
6 Tips On How To Implement A Lean Office in the AEC Industry
Portal de negocios de ESAN Graduate School of Business. Desde el 2010 difunde contenido de libre acceso (artículos, infografías, podcast, videos y más) elaborado por los más destacados especialistas. Encuentra contenido en más de 15 áreas y sectores como Administración, B2B, Derecho Corporativo, Finanzas, Gestión de Proyectos, Gestión de Personas, Gestión Pública, Logística, Marketing, Minería, TI y más. ¡Conéctate con los expertos de ESAN y aumenta tu conocimiento en los negocios!
Otros artículos del autor
¿Retirar la CTS ahora o mantenerla ahorrada?
¿Conviene retirar la CTS en noviembre o mantenerla ahorrada para generar intereses y afrontar posibles imprevistos? La decisión depende de la situación financiera de cada trabajador, desde la necesidad de amortizar deudas con intereses elevados hasta la posibilidad de obtener una mayor rentabilidad en otras entidades financieras. Edmundo Lizarzaburu, docente de la carrera de Administración y Finanzas de ESAN University explicó en Gestión qué factores evaluar antes de disponer de este beneficio.
Resultados de la segunda votación 2026-2 para representantes de alumnos de pregrado y posgrado
El Comité Electoral Universitario de la Universidad ESAN da a conocer los resultados de la segunda votación para elegir a los representantes de los alumnos de posgrado ante la Asamblea General y de pregrado ante el Consejo de la Facultad de Derecho y Ciencias Sociales. Conoce los resultados del proceso electoral desarrollado del 27 al 29 de octubre. Lee la nota completa.
La economía peruana hacia el cierre de 2026: ¿qué sectores marcarán el ritmo del crecimiento?
¿Qué sectores impulsarán el crecimiento de la economía peruana hacia el cierre de 2026 y cuáles podrían frenar su avance? Bill W. Gee, profesor de Economía de ESAN University, analizó en Infobae las perspectivas económicas del país, los riesgos para el cierre del año y las prioridades para fortalecer el crecimiento de cara al 2027.