Actas claras - reuniones efectivas

Actas claras - reuniones efectivas

Sabemos que las reuniones pueden ser excelentes mecanismos de coordinación, aprendizaje y creatividad. También sabemos que lamentablemente no todas las reuniones logran sus fines o lo hacen con innecesario consumo del tiempo de los participantes. Buscando generar un aporte, en el presente artículo una guía para elaborar un Acta-Mail efectivo.

Por: Conexión Esan el 11 Junio 2010

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Existe gran cantidad de literatura sobre como manejar reuniones de manera efectiva. Sin embargo no encontré mucho sobre como elaborar un acta de reunión de manera simple, eficiente y efectiva.

El punto principal es el contenido del Acta, lo cual puede influir en la manera misma como los participantes desarrollan la reunión.

A continuación los lineamientos para desarrollar un Acta-Mail efectiva que me viene dando resultados (después de años de probar diversas modalidades).

  1. Se elabora directamente sobre mail. No en Word, Excel, etc, ya el implica más tiempo para guardar, adjuntar, abrir. Es mejor que quien abra el mail se encuentre de primera vista con el contenido del acta y pueda comentar y responder rápidamente.
  2. Su contenido esencial sólo refleja conclusiones. No lo que se dijo o se analizó. Las conclusiones o acuerdos son de dos tipos:

2.1 Definiciones: Premisas y criterios a considerar en adelante. Se identifican por letras minúsculas. Si una Definición esta asociada a un Pendiente (ver siguiente acápite) se hace la mención indicando el número respectivo.

2.2 Pendientes: Acciones a tomar indicando responsable y fecha. Se identifican por números. Si un Pendiente está basada en alguna Definición se hace la mención indicando la letra respectiva. Es lo más importante del Acta.

El resto del contenido puede variar. Según necesidades o preferencias especificas. Las pautas que sugiero son:

3.2 El tema de la reunión y la fecha va en la referencia del mail.  

3.1 Los participantes se mencionan al inicio. Con nombre y apellido y siglas entre paréntesis, las cuales se usarán para identificar los responsables de los Pendientes.

Este tipo de contenido propicia en los participantes el estar enfocados en identificar acciones a tomar (Pendientes) y en tomar decisiones sobre temas no claros o sobre los que falte consenso (Definiciones).

Quien deba elaborar el acta toma apuntes buscando aclarar para si mismo en el momento si se trata de una Definición o de un Pendiente. Si no le resulta claro puede tomar la palabra para pedir se precise. Al final de la reunión ayuda el que relea en voz alta sus apuntes.

Si al enviar el Acta-Mail alguno de los participantes o los ausentes desean comentar sobre la misma, resulta útil el emplear las letras (Definiciones) o números (Pendientes) para hacer referencia a su contenido.

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