¿Cuáles son los pasos a seguir en la definición de un proyecto? ¿Quiénes deben participar en ello?

La definición, que es la primera etapa de un proyecto, tiene por objeto: (a) Disipar el mayor número de incertidumbres con respecto al proyecto, sentando unas bases claras que permitan su planificación, y posterior ejecución y control. (b) Determinar formalmente con bastante aproximación las necesidades de recursos y fondos que va a requerir el proyecto.  (c) Generar los elementos necesarios para poder tomar una decisión referente a continuar adelante con el proyecto, o bien descartarlo. Todo ello al coste estrictamente necesario.

En cuanto a los participantes, además del equipo de trabajo con expertos de la naturaleza del proyecto, deberán participar el sponsor del proyecto o cliente y aquellos departamentos que deban aportar recursos.

¿Cuál es la parte más complicada en la planificación de un proyecto?

En general va a depender de la naturaleza del proyecto.  Como aspectos comunes a todos los proyectos suelen ser: la resolución de incertidumbres y la integración del plan de forma que sea coherente y eficiente.

Ciertamente todo es planificable, pero también hay cambios imprevistos, un entorno difícil de prever con certeza. ¿Cómo introducir estos problemas en la planificación?

Hay técnicas ya consolidadas que ayudan a abordar las incertidumbres, como el análisis de riesgos o el planteamiento de diversos escenarios. Estos últimos años han aparecido como las metodologías ágiles.

¿Qué personal de una empresa puede y debe participar en la planificación estratégica? ¿Y cuál en la planificación operativa?

En la planificación estratégica debe participar de manera relevante la alta dirección, aunque el trabajo de análisis lo efectúe un staff de planificación.  En la planificación operativa, en cambio, lo efectúan los responsables de llevar el trabajo a término.

¿Son metodológicamente distintas la planificación estratégica y la planificación de un proyecto específico? ¿En qué son similares y en qué son diferentes?

Muy distintas. La planificación estratégica tiene por objeto identificar las acciones estratégicas a nivel de empresa que suelen ser de gran envergadura, y la planificación de un proyecto identifica unidades de trabajo a realizar y los recursos específicos para llevarlas a cabo.

Son similares en cuanto que comparten la utilización de algunas técnicas (por ejemplo: análisis de riesgos, análisis de viabilidad, DAFO, etc.), pero el foco de lo que hay que planificar es muy distinto, y en consecuencia la naturaleza de la planificación.

¿Ha participado usted en algún tipo de planificación en la organización a la que pertenece? Cuéntenos su experiencia.

Esta entrada contiene una entrevista a:

Jordi Tarragó

Consultor en Asociación por el desarrollo social y cultural ADESOC A.C.

Profesor de la XXVI Semana Internacional de ESAN