La gestión de proyectos Lean es una metodología ágil que permite optimizar los procesos y aumentar el valor para los clientes. Para ello, se basa en dos enfoques: eliminar todo lo que se considera un desperdicio e identificar las sobrecargas que ralentizan la producción.

Esta filosofía empresarial tiene su origen en las fábricas del gigante automotriz japonés, Toyota. Entre 1948 y 1975, los ingenieros nipones desarrollaron una metodología llamada Sistema de Producción Toyota (TPS) que se basaba en la reducción de desechos. El propósito era mejorar la fabricación de vehículos y fortalecer la relación con los proveedores y clientes. Esto dio lugar a la gestión de proyectos Lean, expuesta por primera vez por John Krafcik en su artículo Triumph of the Lean Production System (1988).

Principios de la gestión de proyectos Lean

La gestión de proyectos Lean se basa en un proceso de tipo iterativo. Es decir, se repite una serie de acciones hasta alcanzar el objetivo deseado. Así, entre los principios que conforman esta metodologías de trabajo, se encuentran:

- Identificar el valor

La clave para realizar una gestión adecuada es definir claramente el valor del producto. Para ello, es necesario identificar a las partes interesadas. Y es que, una vez definido el sujeto para quien se desarrolla el proyecto, será más sencillo determinar cómo hacerlo valioso.

• Parte interesada interna: Es aquella persona que participa en el proyecto porque tiene verdadero interés en obtener óptimos resultados (propietarios, empleados, gerentes, etc.).

• Parte interesada externa: Son las personas que se ve afectadas por la calidad del producto o servicio adquirido (clientes).

- Mapear el flujo de valor

El mapa de flujo de valor es una herramienta visual que contiene el flujo de trabajo, desde que inicia hasta que finaliza. Asimismo, tiene pauteados los procesos que contribuyen a generar valor y aquellos que obstaculizan la gestión de proyectos (es decir, los desperdicios). Este diagrama contribuye a una mejor satisfacción del cliente ya que se garantiza la entrega del valor y se reducen los costos excesivos.

- Crear un flujo

Una vez eliminados los desperdicios, se definen los procesos que generan valor mediante la creación de un flujo fluido. Esto incluye dividir el proceso de unidades entregables, eliminar demoras, redistribuir la carga de trabajo y reconfigurar las tareas de producción. Para ello, es importante la cooperación de los equipos a fin de evitar ineficiencias que puedan volver a generar deshechos y obstáculos en la gestión.

- Establecer un sistema pull

Se trata de un sistema que funciona según la demanda real de los consumidores en base a un producto. En otras palabras, las tareas se incorporan al flujo de trabajo a medida que se van concretando las anteriores. El objetivo es reducir el exceso de inventario y la carga laboral, dos de los mayores desperdicios en una industria. De esta forma, los equipos podrán optimizar su eficiencia y alcanzar las metas fijadas.

- Mejorar continuamente

Es importante resaltar que la gestión de proyectos Lean es un proceso constante y progresivo. Y es que un sistema sin desperdicios puede ser inalcanzable, pero su búsqueda impulsa la necesidad de seguir mejorando. Para ello, se recomienda realizar revisiones periódicas del flujo de trabajo a fin de detectar mermas que puedan afectar la calidad de los procesos.

Beneficios de la gestión de proyectos Lean

Estos son los principales beneficios de aplicar la gestión de proyectos Lean en las empresas:

• Reducción de costos: La metodología Lean no solo permite optimizar los procesos de producción, sino eliminar los gastos innecesarios gracias a la reducción de desechos.

• Satisfacción de clientes: Busca satisfacer las necesidades específicas del cliente, procurando que la entrega del producto se realice según sus expectativas. Según el informe Tendencias Consumidor 2022, los consumidores de hoy prefieren la inmediatez.

• Menor rotación de empleados: Dado que los colaboradores tienen más participación en la gestión de proyectos, desarrollan un mayor sentido de pertenencia hacia la organización. Esto disminuye las tasas de abandono y pérdida de talento.

• Entrega a tiempo: Ayuda a reducir los plazos de ejecución, permitiendo el cumplimiento de proyectos de manera más rápida.

• Mayor eficiencia: Los procesos de mejora continua permiten la detección temprana de errores, reduciendo los obstáculos y agilizando los flujos de trabajo.

Si quieres aprender más sobre este tema, participa en el Certificado de Especialización en Operaciones y Logística/Curso: Lean thinking & tools para procesos de bienes y servicios del PEE de ESAN.

Consultado con Freddy Alvarado, docente del área de logística y operaciones de ESAN.

Fuentes bibliográfica:

Kissflow (2022, 2 de marzo). Una guía completa para la gestión de proyectos Lean

Asana (2021, 4 de noviembre). ¿Qué es la gestión de proyectos Lean? Los 5 principios para implementarla

Kanban Tool. ¿Qué es la Gestión de Proyectos Lean?

Smartsheet (2017, 23 de junio). Guía definitiva para la gestión de proyectos Lean

APD (2021, 31 de agosto). Metodología Lean: qué es y cómo puede impulsar tu modelo de negocio