El ritmo de vida actual es muy acelerado. El trabajo, la familia, los estudios y otros aspectos generan, muchas veces, un desorden que consume el tiempo imprescindible para cumplir con todas las tareas eficazmente. Por ello, la gestión del tiempo es vital para mejorar la calidad de vida y la productividad de cada persona. Factores como la organización y la planificación favorecen el control de la rutina, pero no serán factibles si no se siguen determinados criterios para establecer las prioridades.

Omar Guevara, docente del profesor del curso Gestión del Tiempo: ¿Cómo Hacer lo que Realmente Importa? del PEE de ESAN, señala que "siempre habrá múltiples requerimientos que atender, pero lo principal es identificar qué se debe priorizar". Para ello se debe tomar en cuenta los siguientes criterios.

1. El principio de Pareto

Según el docente, solo un 20 % de las causas producen un 80 % de los resultados. Para aplicar este principio, Guevara indica que se debe analizar una lista de actividades o tareas por realizar. "Es muy probable que, al atender un 20 % de las actividades que hemos programado, su impacto sea aproximadamente del 80 % en la efectividad de nuestro desempeño". Pero, ¿cómo determinar ese 20 % de tareas que garantizan la efectividad? El experto indica que aquí juegan un papel importante los valores gobernantes de cada uno, así como la facultad de discernimiento para determinar correctamente las prioridades.

2. Los objetivos

Es necesario determinar aquellas metas que se quieren cumplir a corto plazo; por ejemplo, las que demandan más tiempo, concentración, esfuerzo y dinero. Se trata de establecer un orden y otorgar mayor inversión a un objetivo por sobre otro, sin descartar ni descuidar ninguno.

3. La matriz de administración del tiempo

Esta es una técnica común tanto en la gestión del tiempo en cuestiones personales, laborales o académicas. Ayudará a encontrar criterios adecuados según tu rutina, tiempo y otros factores importantes.

Pero, ¿cómo se efectúa? Lo primero es identificar los objetivos generales que se tienen. Luego, se crea un listado de actividades que ayudarán a cumplir dichas metas. A través de un cuadro, se colocan parámetros para identificar la importancia de cada una (por ejemplo, el puntaje del 1 al 10). Por último, se responde personalmente por qué se ha colocado dicho puntaje a cada una de las actividades.

Por ejemplo, uno de los objetivos puede ser ascender de posición laboral en una empresa. Las actividades a realizar para lograrlo son llevar un posgrado y asistir a una conferencia gratuita para actualizar conocimientos. Entonces, es necesario priorizar bajo un puntaje cuál de las dos tareas se realizará primero. En caso se tengan los medios económicos y el tiempo necesario, la matriz de administración habrá ayudado -a través del orden- a priorizar el posgrado por encima de la conferencia gratuita. De este modo se deducen los criterios a considerar.

Si deseas averiguar más sobre esta metodología, lee nuestro artículo: "La matriz de administración del tiempo: conoce en qué consiste y cómo aplicarla".

4. La herramienta de gestión de proyectos

Este método se utiliza en el ámbito laboral mayormente. Se trata de evaluar la importancia de tus prioridades bajo nueve criterios, los cuales son:

• Urgentes. Los criterios a evaluar dentro de la jornada laboral serán las crisis, los trabajos cuyos plazos ya vencieron y los problemas de mayor envergadura.
• No urgentes. Aquí se tomará en cuenta la prevención de problemas, la planificación de actividades y el reconocimiento de nuevas oportunidades.
• No importantes. Se consideran las interrupciones (llamadas, chats, etc.), los asuntos personales y los tiempos muertos.

Es así que, en un día cotidiano en el trabajo, se toman en cuenta estos factores para saber qué actividad realizar en primera instancia y cuáles dejar en espera. La meta es que, al tomar en cuenta todos ellos, no se deje ninguna tarea al azar.

Resulta fundamental seguir estos criterios para una gestión adecuada del tiempo. Así se podrá asegurar la productividad laboral, el crecimiento académico y, sobre todo, consolidar un mayor tiempo para los aspectos personales como la familia, pasatiempos y proyectos propios. Para ello, elegir cuál o cuáles criterios tomar en cuenta depende del estilo de vida y preferencias de cada persona.

Si quieres saber más sobre este tema, participa del curso Gestión del Tiempo: ¿Cómo Hacer lo que Realmente Importa? del PEE de ESAN.

Fuentes:

Entrevista a Omar Guevara, docente del PEE Gestión del Tiempo: ¿Cómo hacer lo que realmente importa? en ESAN.

Junta de Andalucía. Gestión eficaz del tiempo: primero lo primero.

Laboris.net. "Gestión del tiempo: claves para optimizar el tiempo de trabajo".

Forbes. "Pareto Principle: How To Use It To Dramatically Grow Your Business".