Cuando una organización organiza sus labores a través de un portafolio de proyectos, puede llegar a una situación complicada en que han iniciado muchos, pero la mayoría no se han concluido o no generan los resultados esperados. En este caso, es recomendable reestructurar el portafolio para evitar sobrecostos o retrasos constantes y existen seis pasos a seguir para realizar este proceso de manera ordenada.

Creación del inventario

Es clave tener una estrategia comercial en mente para gestionar el portafolio de proyectos. El primer paso es recopilar datos clave de los proyectos en trámite, clasificarlos y verificar si respaldan los objetivos estratégicos de la empresa. Es recomendable responderse a preguntas como ¿Cuánto costarán estos proyectos a la empresa? ¿Cómo la beneficiarán? ¿Por qué consideran necesario gestionar el portafolio de proyectos?

Con una estrategia ya establecida, hay que conformar un equipo de trabajo para su implementación. Este debe ser integrado por técnicos y gerentes del propio portafolio. Además, puede que este grupo requiera su propio órgano de gobierno, compuesto por miembros de la alta gerencia organizacional.

Análisis de fortalezas y debilidades

El siguiente paso consiste en evaluar cada proyecto de manera individual, tomando en cuenta criterios como los recursos asignados, los hitos obtenidos, el calendario de informes y el retorno potencial de la inversión. Los datos recabados pueden ordenarse por categorías o basados en criterios que la empresa considere más apropiados.

Como parte de este análisis, es necesario cuestionarse si existen proyectos demasiado similares o que no deberían desarrollarse a la vez, ya que podrían mermar la eficiencia general de la organización. Otro aspecto a considerar es el nivel de riesgo del portafolio en general. Una buena comunicación en el equipo a cargo de este proceso facilitará un análisis profundo de todas las variables mencionadas.

Adecuación de los recursos

A continuación, habrá que descubrir si los recursos críticos de la empresa se están destinando a proyectos críticos. En ese sentido, es crucial establecer un equilibrio entre las oportunidades para crecer a corto plazo, los objetivos que deben cumplirse a largo plazo y la búsqueda de innovación con el paso del tiempo.

Es necesario cerciorarse de que la distribución de proyectos esté alineada con los objetivos estratégicos de la compañía. Respecto a la evaluación de los riesgos, debe adoptarse un enfoque inclusivo y amplio que no solo se mida en términos financieros, sino que considere los riesgos tecnológicos, el calendario y los recursos de alcance.

Administración del proceso

La empresa debe revisar el portafolio de cada proyecto y tomar decisiones relacionadas con el presupuesto y los recursos asignados, con base en la data descubierta en fases anteriores. Puede ser necesario reprogramar también los proyectos que decidieron mantenerse, aunque la programación de riesgos no se alinee con la estrategia del negocio.

La colaboración es imprescindible para tomar las decisiones más acertadas y cerrar este paso con un portafolio de proyectos correctamente reestructurado. El objetivo final es lograr un equilibrio saludable entre riesgo y recompensa.

Prueba y adaptación

A pesar de haber reestructurado el portafolio de proyectos, no está garantizado que tenga éxito de inmediato. Habrá que adaptarlo y modificarlo a lo largo del camino. Si bien cada empresa entiende la adaptación de una forma más o menos diferente al resto, puede ser buena idea probar el portafolio con algunas partes interesadas y aprovechar el feedback que puedan brindar.

Es probable que la gestión correcta del portafolio de proyectos parezca un proceso demasiado complejo, sobre todo al inicio, pero aportará muchos beneficios al desempeño general de la empresa a largo plazo. Asimismo, existen muchos otros modelos para realizar este proceso, de manera que cada organización puede escoger el que le resulte más adecuado.

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Fuentes bibliográficas:

Aston, B. (s. f.). Guía de Gestión del Portafolio de Proyectos (PPM). The Digital Project Manager.

Stsepanets, A. (2022). Gestión de portafolio de proyectos o gestión de múltiples proyectos: cuál es la diferencia y en qué consisten. GanttPRO.