/ 
El paso a paso de la gestión del portafolio de proyectos
El paso a paso de la gestión del portafolio de proyectos
Un portafolio mal estructurado puede generar una reducción crítica de productividad en las empresas que trabajan basados en proyectos. Sin embargo, existen seis pasos a seguir para revertir este problema.
Compartir en:
Cuando una organización organiza sus labores a través de un portafolio de proyectos, puede llegar a una situación complicada en que han iniciado muchos, pero la mayoría no se han concluido o no generan los resultados esperados. En este caso, es recomendable reestructurar el portafolio para evitar sobrecostos o retrasos constantes y existen seis pasos a seguir para realizar este proceso de manera ordenada.
Creación del inventario
Es clave tener una estrategia comercial en mente para gestionar el portafolio de proyectos. El primer paso es recopilar datos clave de los proyectos en trámite, clasificarlos y verificar si respaldan los objetivos estratégicos de la empresa. Es recomendable responderse a preguntas como ¿Cuánto costarán estos proyectos a la empresa? ¿Cómo la beneficiarán? ¿Por qué consideran necesario gestionar el portafolio de proyectos?
Con una estrategia ya establecida, hay que conformar un equipo de trabajo para su implementación. Este debe ser integrado por técnicos y gerentes del propio portafolio. Además, puede que este grupo requiera su propio órgano de gobierno, compuesto por miembros de la alta gerencia organizacional.
Análisis de fortalezas y debilidades
El siguiente paso consiste en evaluar cada proyecto de manera individual, tomando en cuenta criterios como los recursos asignados, los hitos obtenidos, el calendario de informes y el retorno potencial de la inversión. Los datos recabados pueden ordenarse por categorías o basados en criterios que la empresa considere más apropiados.
Como parte de este análisis, es necesario cuestionarse si existen proyectos demasiado similares o que no deberían desarrollarse a la vez, ya que podrían mermar la eficiencia general de la organización. Otro aspecto a considerar es el nivel de riesgo del portafolio en general. Una buena comunicación en el equipo a cargo de este proceso facilitará un análisis profundo de todas las variables mencionadas.
Adecuación de los recursos
A continuación, habrá que descubrir si los recursos críticos de la empresa se están destinando a proyectos críticos. En ese sentido, es crucial establecer un equilibrio entre las oportunidades para crecer a corto plazo, los objetivos que deben cumplirse a largo plazo y la búsqueda de innovación con el paso del tiempo.
Es necesario cerciorarse de que la distribución de proyectos esté alineada con los objetivos estratégicos de la compañía. Respecto a la evaluación de los riesgos, debe adoptarse un enfoque inclusivo y amplio que no solo se mida en términos financieros, sino que considere los riesgos tecnológicos, el calendario y los recursos de alcance.
Administración del proceso
La empresa debe revisar el portafolio de cada proyecto y tomar decisiones relacionadas con el presupuesto y los recursos asignados, con base en la data descubierta en fases anteriores. Puede ser necesario reprogramar también los proyectos que decidieron mantenerse, aunque la programación de riesgos no se alinee con la estrategia del negocio.
La colaboración es imprescindible para tomar las decisiones más acertadas y cerrar este paso con un portafolio de proyectos correctamente reestructurado. El objetivo final es lograr un equilibrio saludable entre riesgo y recompensa.
Prueba y adaptación
A pesar de haber reestructurado el portafolio de proyectos, no está garantizado que tenga éxito de inmediato. Habrá que adaptarlo y modificarlo a lo largo del camino. Si bien cada empresa entiende la adaptación de una forma más o menos diferente al resto, puede ser buena idea probar el portafolio con algunas partes interesadas y aprovechar el feedback que puedan brindar.
Es probable que la gestión correcta del portafolio de proyectos parezca un proceso demasiado complejo, sobre todo al inicio, pero aportará muchos beneficios al desempeño general de la empresa a largo plazo. Asimismo, existen muchos otros modelos para realizar este proceso, de manera que cada organización puede escoger el que le resulte más adecuado.
Si quieres aprender más sobre este tema, participa en los programas del área de Gestión de Proyectos de ESAN.
Fuentes bibliográficas:
Aston, B. (s. f.). Guía de Gestión del Portafolio de Proyectos (PPM). The Digital Project Manager.
Portal de negocios de ESAN Graduate School of Business. Desde el 2010 difunde contenido de libre acceso (artículos, infografías, podcast, videos y más) elaborado por los más destacados especialistas. Encuentra contenido en más de 15 áreas y sectores como Administración, B2B, Derecho Corporativo, Finanzas, Gestión de Proyectos, Gestión de Personas, Gestión Pública, Logística, Marketing, Minería, TI y más. ¡Conéctate con los expertos de ESAN y aumenta tu conocimiento en los negocios!
Otros artículos del autor
Teletrabajo se perfila como respuesta ante déficit energético y presión en combustibles
La interrupción en el suministro de gas natural vehicular (GNV) y el incremento del precio internacional del petróleo, asociados a la guerra en Medio Oriente, han reabierto el debate sobre el teletrabajo en Perú como medida para reducir la demanda de combustibles y mitigar el impacto energético. En este contexto, Edmundo Lizarzaburu, profesor de la carrera de Administración y Finanzas de ESAN University, explicó en RPP TV, que esta modalidad, ya contemplada en la legislación peruana, puede aplicarse temporalmente tanto en el sector público como en el privado, siempre que se garantice una adecuada conectividad y se respeten las condiciones laborales de los trabajadores.
Obras por Impuestos: una herramienta clave para impulsar infraestructura en el país
El mecanismo de Obras por Impuestos se consolida como una herramienta clave para acelerar la ejecución de infraestructura en el Perú. Según explicó Manuel Paredes, director de la Maestría en Gestión Pública y Desarrollo Territorial de ESAN, en una entrevista a Sol TV, este modelo permite que empresas privadas financien y ejecuten obras con cargo a sus impuestos, reduciendo plazos frente a los procesos tradicionales de contratación pública. Para el especialista, la articulación entre el sector público y privado no solo agiliza la ejecución de proyectos, sino que también contribuye a cerrar brechas de infraestructura y atender demandas urgentes de la población en distintas regiones.
Proyecto presentado por ESAN sobre turismo regenerativo obtiene financiamiento internacional de ECOS Nord
El estudio, presentado por ESAN y la Université Côte d’Azur, propondrá soluciones para equilibrar turismo y calidad de vida en Lima y Niza. El programa ECOS Nord impulsa la cooperación científica entre Perú y Francia mediante el financiamiento de proyectos de investigación conjunta.