Hace más de 100 años, el estadounidense Henry Gantt inventó y popularizó el diagrama de Gantt. A partir de ese momento, se transformó en un método sumamente empleado por los project managers. Esta herramienta resulta tan simple como eficaz para la gestión de proyectos.

¿Qué es el diagrama de Gantt?

Es un gráfico de barras horizontales que sirve para ilustrar el cronograma de un proyecto. Para Geraldi & Lechler (2012), el diagrama de Gantt "es una representación visual simple, intuitiva, práctica y útil de las actividades y duraciones del proyecto". Esta herramienta otorga una vista completa de las tareas programadas dentro del proyecto, mostrando información relevante como:

• Fecha de inicio y de cierre del proyecto.

• Cantidad de tareas en el proyecto y sus responsables.

• Estimación de cuánto tiempo tardará cada tarea.

• Progreso de cada etapa del proyecto.

Diagrama de Gantt: Ventajas en la gestión de proyectos

El diagrama de Gantt brinda una cómoda visualización de las acciones de un proyecto y permite hacerles un seguimiento y controlarlas. Debido a ello, es una de las herramientas de gestión de proyectos más deseadas, según una encuesta de Capterra. Entre sus principales ventajas podemos mencionar:

Precisión

El diagrama de Gantt desglosa tareas y líneas temporales en una vista general única. De esta manera, informa con claridad en qué parte se encuentra tu equipo en cada etapa del proyecto.

Productividad

Esta vista general permite que los colaboradores del proyecto conozcan su rendimiento y adapten su rutina de trabajo según las urgencias del mismo.

Gestión de tiempo

El diagrama de Gantt usa barras que informan en qué periodo tiene que culminar una tarea específica. Con lo cual favorece a establecer unos plazos de tiempo realistas.

Anticipación

Normalmente, los proyectos sufren cambios en el camino. El diagrama de Gantt muestra estas modificaciones de forma oportuna. Por lo tanto, es más sencillo hacer ajustes para no perjudicar el desarrollo del proyecto.

¿Cómo crear un diagrama de Gantt?

Un diagrama de Gantt se puede realizar con varios programas (Excel, por ejemplo). Pero si se va a crear uno por primera vez, se deben considerar los siguientes pasos:

Enlista las tareas del proyecto

Anota todas las tareas que se necesitan acabar con el proyecto con sus respectivas fechas de inicio y de finalización. También se debe designar a los responsables de cada una de ellas.

Aclara las dependencias

Hay tareas que se tienen que terminar para poder iniciar con la siguiente. Por lo tanto, se deben enlistar las tareas interdependientes. En un diagrama de Gantt, resulta clave comprender cómo se relacionan todas las tareas.

Crea una línea temporal

Los diagramas de Gantt funcionan mejor con fechas. Se tiene que indicar el tiempo (horas, días, etc.) que tomará el proyecto. Al momento de crear la línea temporal se debe contemplar que los proyectos son proclives a tener retrasos.

Fija tareas a los colaboradores del proyecto

Por último, se debe hacer la distribución de responsabilidades y cargas de trabajo. Hay que tener en cuenta en qué otros proyectos están participando los colaboradores y crear un diseño del diagrama lo más esquemático posible.

En conclusión, el diagrama de Gantt ofrece un panorama detallado, actualizado y profundo del proyecto en desarrollo. Con lo cual eleva el rendimiento de los miembros del equipo y reduce riesgos, como el retraso en la entrega del proyecto.

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Fuentes bibliográficas:

Capterra (2021, 25 de mayo). Project Management Software Market Research Report.

Team Leader (2021, 18 de agosto). ¿Qué es y para qué sirve un diagrama de Gantt?

Joana Geraldi & Thomas Lechler (2012). Gantt Chart and the Scientific Management in Projects.

OBS Business School (2021, 25 de abril). ¿Qué es un diagrama de Gantt y para qué sirve?

Asana (2022, 12 de setiembre). Diagrama de Gantt: qué es y cómo crear uno con ejemplos.