Una oficina de proyectos o Project Management Office (PMO) es una unidad funcional dentro de una organización a la cual se le asigna la responsabilidad de los proyectos. Así lo indica Vicente Granadino, docente del Diploma Gestión de Proyectos Regiones de ESAN. "Entre sus funciones principales están la estandarización de los procesos relacionados con la gestión de proyectos, metodologías, herramientas y técnicas, capacitaciones y facilitación de recursos", señala el experto. Sus responsabilidades abarcan desde proveer funciones de soporte para la dirección de proyectos hasta la dirección de portafolios de proyectos.

"Las oficinas de proyectos son cada vez más importantes debido a la necesidad de utilizar al máximo los recursos y maximizar el desempeño de los proyectos", enfatiza el docente. Por este motivo, se requiere seleccionar el tipo de PMO más adecuado según las necesidades presentes de la compañía. "Existen distintos tipos de oficinas de proyectos que varían en función del grado de control e influencia que ejercen sobre los proyectos dentro de la empresa y según las responsabilidades que se le asignen", agrega. Estas pueden ir desde realizar funciones de soporte hasta ser responsable directo de la gerencia de proyectos.

Por su parte, Juan Carlos Landaure, también docente de ESAN señala que "algunas oficinas son usadas únicamente para delimitar estudios preliminares, mientras que otras se dedican a los estudios distintivos de arquitectura, ingeniería, etc. También hay oficinas que se emplean para la ejecución del proyecto y otras se ocupan de más de una etapa del mismo".

El Project Management Institute (PMI) identificó tres tipos de PMO, que varían según el nivel de control directo existente sobre los proyectos. Una organización deberá revisar el tamaño y naturaleza del proyecto antes de decidirse por una modalidad determinada.

• PMO de apoyo. Se caracterizan por su bajo o nulo control sobre los proyectos y grupos de trabajo. "Sus servicios son suministrados cuando el proyecto lo solicite, proporcionando plantillas, mejores prácticas, capacitación, acceso a la información y lecciones aprendidas de otros proyectos", señala Granadino. Sirven como un repositorio de información que consultan los proyectos cuando lo necesiten. 
• PMO de control. Estas oficinas de proyectos ejercen un moderado control sobre los proyectos. Se encargan de verificar el cumplimiento de las metodologías en el desarrollo de los proyectos, al igual que suministrar mejores prácticas, plantillas y mecanismos. Por lo general, las PMO de control son usadas por empresas que buscan tener un cierto control sobre sus actividades, procedimientos y documentación. "Pueden aplicarse en compañías en las cuales no se estén aplicando procedimientos uniformes de gerencia de proyectos y se necesite estandarizarlos", explica el docente.
• PMO de dirección. Ya no controlan, sino que se hacen cargo del proyecto. "Asumen las funciones de soporte y control de los proyectos, y además ejercen el control de los proyectos asumiendo la propia dirección", sostiene Granadino. Una PMO de dirección asigna a los gerentes del proyecto, quienes deberán redactar informes periódicos para el equipo. Generalmente, estas oficinas son implementadas por empresas que requieren de asistencia técnica en muchos aspectos.

Las PMO evolucionarán durante la transformación digital. Gartner pronostica que el rol de las PMO cambiará a medida que la inteligencia artificial se vuelve más generalizada y asume sus funciones tradicionales. Para el 2030, predice que las múltiples PMO que ahora pueden existir dentro de una organización se amalgamarán en una función relacionada con el cambio, la estrategia, la evolución del proyecto y el gobierno de la compañía.

Si quieres saber más sobre este tema, participa en el Diploma Gestión de Proyectos Regiones en ESAN.

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Fuentes:

Entrevista a Vicente Granadino y Juan Carlos Landaure, docentes del Diploma Gestión de Proyectos Regiones en ESAN.

Gartner. "Digitalization's Impact on PPM Practices and the PMO by 2030".

Project Smart. "The three different types of Project Management Offices".

OBS Business School. "Los beneficios de una Oficina de Gestión de Proyectos".

CIO. "What is a project management office (PMO) and do you need one?".