Cada día, los centros de salud utilizan una gran cantidad de recursos --equipos, medicamentos e instrumentos especializados-- para atender a sus pacientes. De hecho, muchos de estos elementos se emplean una sola vez y otros cuentan con un tiempo reducido de vida útil. Por ello, no solo es necesario que los artículos se registren y clasifiquen de forma ordenada, sino también que la información sea actualizada constantemente para brindar un óptimo servicio.

A este proceso se le conoce como gestión de inventario, y es una de las labores más importantes en todo centro hospitalario. Pero, ¿cómo realizarlo de manera efectiva? Tomando en cuenta los siguientes consejos: 

Contar con múltiples inventarios

Para facilitar el control de la gestión, es necesario que el centro hospitalario cuente con múltiples inventarios. Pero, la cantidad dependerá de los servicios y especialidades que ofrece el hospital. Además, se deben realizar subclasificaciones, de acuerdo al estado o fecha de vencimiento, para garantizar el máximo aprovechamiento de los productos. 

Administrar los datos

Una vez realizada la clasificación inicial, es necesario organizar los artículos de manera interna. Para ello, se deben recopilar los datos de cada material y administrarlos en sistemas de gestión de información, considerando: número de identificación, descripción del artículo, fecha de ingreso, estado del material, entre otras características. 

Actualizar la información

Este paso es fundamental. Se recomienda realizarlo de manera constante con los elementos de uso frecuente y cada vez que se registre un nuevo ingreso de material al centro hospitalario. De esta manera, el personal podrá estar informado sobre la situación actual del inventario. Tener un stock desactualizado puede ocasionar graves consecuencias al establecimiento, desde la incapacidad de decir el número de existencias válidas hasta la pérdida de suministros. Asimismo, es importante realizar un control total de los inventarios de forma periódica para garantizar la validez de la información. 

Establecer indicadores de desempeño

Los indicadores de desempeño (KPI) son una de las formas más efectivas para medir la eficiencia de los procesos y los equipos de trabajo. En los centros de suministros médicos, por ejemplo, se recomienda establecer los siguientes indicadores: calidad de atención, reducción de costos, control de medicamentos y agilidad en la preparación. De esta manera, se podrán minimizar las pérdidas de material y optimizar el mantenimiento del stock. 

Desarrollar procesos automatizados

Dado que la información de los inventarios debe ser exacta y verídica, es recomendable que los centros médicos automaticen sus sistemas de gestión. Esto no solo permite optimizar la logística hospitalaria, sino también la gestión médica en general. De acuerdo al informe Hospitales más inteligentes y conectados, realizado por Zebra, el 80 % de CFO tiene planeado mecanizar los flujos de trabajo en el 2022. Esto tiene como objetivos facilitar la localización de equipos y activos médicos críticos, optimizar la gestión de la cadena de suministros, organizar mejor las salas de urgencias y agilizar la programación del personal.

Organizar el área de suministros

Es necesario que el centro de distribución se encuentre organizado de forma eficiente, y así facilitar la distribución de material hacia las diferentes áreas del hospital. Para ello, se recomienda colocar los productos de forma lineal, tomando en cuenta la fecha de expiración. De esta manera los artículos más próximos a perecer se encontrarán al frente, lo que reduce sustantivamente las pérdidas. 

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Fuentes:

Consultado con Guillermo Alva, docente del área de salud de ESAN. 

Como gestionar y llevar a cabo un inventario en un centro de salud

Top Five Healthcare Inventory Management Techniques | Quantzig

3 Tips for Hospital Inventory Management: Implementing Asset Tracking Processes to Streamline Inventory Management

Logística hospitalaria: 8 consejos para una gestión más eficiente