En tiempos de constante evolución, la dirección de proyectos requiere de metodologías más ágiles y modernas. En definitiva, nuevas prácticas que apunten hacia una gestión de recursos de mayor eficiencia y que permita alcanzar los objetivos trazados.

¿Qué es la gestión de recursos?

Se trata del proceso de programación y planificación de los recursos (equipamiento, fondos económicos, etc.) y actividades de un equipo de trabajo. La gestión de recursos tiene por objetivo mantener en marcha los proyectos sin sobrecargar de trabajo a los empleados.

En ese sentido, establecer un plan de gestión de recursos ayudará a un gerente de proyectos a tener un panorama integral del volumen de trabajo de cada uno de sus empleados. Además, mejorará el uso del presupuesto, los recursos tecnológicos y otras piezas necesarias durante el curso de un proyecto.

¿Cómo ayuda la gestión de recursos en el contexto actual?

La crisis sanitaria mundial causó grandes cambios en las organizaciones. En la mayoría de los casos, el trabajo incrementó para algunos empleados. De acuerdo al "Barómetro Edenred Perú 2021: La situación laboral a un año de la pandemia" (2021), 73 % de peruanos indicó que su carga laboral aumentó entre 1 y 5 horas al día.

Como consecuencia de ello, los colaboradores padecieron un mayor agotamiento físico y mental. De hecho, un estudio de ADP® Research Institute (2022) reveló que el 67 % de trabajadores sufre estrés a nivel crítico, al menos, una vez a la semana. Más que el 62 % que se estimaba antes de la pandemia.

Ante un panorama así, la gestión de recursos puede ser una gran solución. Y es que esta estrategia va dirigida a una óptima asignación de recursos y tareas. De esta manera, evita la sobrecarga de trabajo en los colaboradores, permitiendo que éstos se desenvuelvan en mejores condiciones. Cuando se realiza una buena distribución de funciones, los equipos se empoderan y elevan su productividad.

Estrategias para mejorar la gestión de recursos

Medir plazos realistas

Además de controlar el volumen de trabajo de cada empleado, un director de proyectos tiene que conocer cuánto tiempo tardará en cumplir dicha función. Los plazos deben contemplar fechas de inicio y fin.

Analizar a los empleados

Como parte de una buena asignación, se debe conocer las habilidades únicas de cada colaborador. Esto permitirá una distribución de actividades más eficiente. Es importante asegurarse de que cada miembro sienta que la repartición de obligaciones fue justa.

Crear un cronograma

Al hacerlo, los trabajadores sabrán cuáles son las tareas prioritarias del proyecto en cada semana o día. Dentro del cronograma se tienen que incluir los recursos que se requieren para ejecutar las actividades más urgentes.

Aumentar la tasa de utilización

La tasa de utilización es la cantidad de horas dedicadas a hacer trabajos concretos, “facturables” o estratégicos. En ocasiones, los empleados destinan mucho tiempo a resolver pormenores. Reducir este porcentaje mejorará su desempeño y, por consiguiente, la tasa de utilización. Según Asana (2022), "las tasas de utilización altas hacen que sea más fácil cubrir de los costos operativos y aumentar continuamente las ganancias".

Implementar nuevas herramientas de gestión

Si bien las hojas de cálculo son útiles, no son los únicos recursos que debe disponer un director de proyectos. El uso de herramientas más completas, que incluyan funciones de gestión de portafolios, por ejemplo, se hace cada vez más necesario.

En conclusión, con un plan de gestión de recursos, una organización podrá maximizar la eficiencia de su activo más relevante, su equipo de trabajo.

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Fuentes bibliográficas:

Martins, J. (2022, 17 de junio). Tu guía para comenzar con la gestión de recursos.

Turnbull, D. (2022, 11 de enero). The ultimate guide to resource management 2022.