Según Pratap Mukharji y Sam Israelit, consultores de Bain & Company, "es vital obtener los niveles del inventario correctos, ya que este no solo controla los costos, sino que también sirve como un barómetro de la salud general de una empresa. Las mejores organizaciones de suministro implementan sofisticadas herramientas analíticas para reducir los niveles del inventario en un 20 % a 50 %, lo que resulta en ahorros durante años".

En ese sentido, uno de los mayores desafíos que enfrentan las empresas es lograr una optimización del inventario que mantenga altos niveles de servicio al cliente y costos variables reducidos. Para abordar esta problemática, Mani Iyer recomienda un enfoque estructurado de cinco pasos para establecer un proceso efectivo de planificación y control del inventario. Se trata de los siguientes:

1. Realizar una evaluación de negocios

Evalúa las funciones y procesos comerciales de tu entorno actual. Comienza con una comprensión del proceso actual de pedido y entrega. Diseña un estado futuro al tiempo que identificas las lagunas y las oportunidades de mejora. Así se generará el impulso para acelerar la aceptación del cambio entre los equipos involucrados, incluyéndose el abastecimiento, la planificación, las operaciones comerciales, el almacén y la fabricación.

2. Desarrollar el plan de inventario

Una información completa y precisa es fundamental para este propósito. Comienza con las lagunas de datos identificadas durante la fase de evaluación. A continuación, determina la disponibilidad de datos y la calidad de los mismos junto con sus definiciones operativas, para una planificación y control efectivos del inventario. Tener definiciones operacionales claras es extremadamente importante para la estandarización y las mejoras del proceso.

3. Ejecuta de acuerdo al plan

Una vez que se desarrolla el plan de inventario, es importante ejecutarlo siguiendo las pautas indicadas en el mismo. Cualquier excepción a desviarse del plan establecido debe ser aprobada por la gerencia para asegurar la disciplina. Ejecutar el plan abarca los siguientes pasos:

• Asegura un estricto cumplimiento de las políticas de planificación y pedidos del inventario.
• Establece controles de proceso para garantizar la calidad y consistencia de los datos.
• Implementa un proceso sólido de gestión del rendimiento del proveedor.
• Simplifica, estandariza y digitaliza el proceso globalmente para minimizar los esfuerzos en la ejecución de rutina.
• Establece un proceso en torno a la Delegación de Autoridad (DOA) para garantizar prácticas disciplinadas y consistentes.

4. Mide el desempeño confrontándolo con el plan

La supervisión y el control continuos son clave para mejorar el desempeño. Las organizaciones deben enfocarse en la visibilidad casi en tiempo real de las medidas de rendimiento de la cadena de suministro. Así se determina, de manera proactiva, la causa de las desviaciones del plan para tomar medidas correctivas. Este paso debe incluir los siguientes aspectos:

• El establecimiento de indicadores clave de rendimiento (KPI) y métricas para cada proceso.
• La implementación de controles de proceso a través de monitoreo e informes periódicos.
• Empoderar y alentar a las personas a documentar y compartir las mejores prácticas y reconocer a aquellos que ofrecen resultados excepcionales.

5. Asegura la mejora continua

Para satisfacer las demandas complejas y volátiles de los clientes, al tiempo que se garantiza un crecimiento rentable, las organizaciones deben centrarse en las mejoras continuas que conducen a un movimiento más rápido de los materiales y la información. Este paso debe incluir el diseño de un mecanismo para:

• Capturar las causas de las variaciones en el plan.
• Llevar a cabo revisiones periódicas para analizar las áreas de impacto, asignar la propiedad y establecer cronogramas para facilitar la resolución.
• Ejecutar programas de mejora continua, como el Inventario Administrado por el Proveedor (VMI) y acuerdos del stock de consignación con proveedores clave.
• Reducir los tiempos del ciclo y los plazos de entrega para minimizar los errores de previsión.
• Minimizar las cantidades ordenadas y las existencias de seguridad.
• Establecer un proceso de toma de decisiones basado en datos.

Una óptima gestión del inventario crea oportunidades significativas de mejora para las empresas: desde el ahorro de costos y una mayor efectividad de los activos, hasta la potenciación para la captura de ventas perdidas. De esta manera, la gestión del inventario funciona como una herramienta estratégica que mejora la situación financiera y la salud de una empresa.

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Fuentes:

Iyer, Mani (2012). "Inventory Optimization: Five Steps to Improve Process Effectiveness". IndustryWeek.

Fink, Ronald (2011). "Ten Ways to Improve Inventory Management". The Wall Street Journal.