El método de las 5S (seiri - clasificación, seiton - orden, seiso - limpieza, seiketsu - estandarización, y shitsuke - disciplina) es una técnica de gestión de origen japonés que consiste en el uso de procedimientos destinados a mejorar el ambiente laboral y la organización de una empresa, garantizando la calidad, la productividad y la mejora continua.

"En ese orden de ideas, la implementación de las 5S es el punto de partida para el desarrollo de actividades que garanticen una atención médica más accesible y apropiada para todos los pacientes", asegura Luis Asmat, docente del Taller online Aplicación del método de las 5S en los procesos hospitalarios de ESAN.  En otras palabras, las 5S son la base de todas las actividades dirigidas a mejorar la productividad y el flujo, aumentar la calidad y reducir los costos de la no calidad en salud (eventos adversos que afectan la seguridad del paciente); condiciones cada vez más necesarias en especial en tiempos de emergencia sanitaria por la COVID-19

Pero, ¿cómo aplicar las 5S en los Hospitales Públicos o Privados médicos y hospitalarios? 

1. Seiri: Clasificación

Para tener un espacio de trabajo adecuado en el sector Salud, es necesario eliminar los elementos no deseados y quedarse únicamente con los implementos requeridos para la ejecución de tareas específicas. Para ello, se deben identificar los equipos, los suministros médicos y los recursos relacionados con las principales actividades a realizarse en dicha área. Pero, ¿cómo clasificar eficazmente los elementos de un espacio? Estos pueden agruparse o diferenciarse en tres grupos: 

• Siempre utilizado.
• A veces utilizado.
• Raramente usado.

Una vez identificados, será más sencillo conocer qué objetos pueden permanecer en el espacio de trabajo y llegar al siguiente punto: ordenarlos. 

2. Seiton: Orden

El orden facilita la eficiencia, la productividad y la propia vida de los miembros del personal de salud. Pero, para poner todo en su lugar y organizar las estaciones de trabajo, se requiere de la participación de todos los empleados. Solo así se logrará una disposición funcional de los elementos necesarios en cada piso del centro médico y se alcanzarán los objetivos establecidos para cada área.

Pero, para usar eficazmente esta "S", se deben seguir los siguientes pasos:

• Seleccionar los lugares de destino de cada cosa.
• Dividir las áreas en secciones y etiquetar todo claramente.
• Hacer uso de la información visualizada.
• Agrupar los ítems en familias.

3. Seiso: Limpieza

El aseo de los espacios de trabajo no puede depender únicamente del personal de limpieza del hospital o clínica. Es importante que el jefe del área se involucre en el mismo, pues ayudará a generar una rutina de trabajo e inculcar una cultura hospitalaria positiva. Pero, ¿cómo aplicar el seiso? Para ello, se deben seguir los siguientes puntos: 

• Inculcar los valores y beneficios de la limpieza en la salud.
• Retirar los avisos y carteles viejos, el equipo roto, la cinta adhesiva, etc. 
• Deshacerse de los equipos peligrosos o rotos, que pueden representar un riesgo para la seguridad.
• Fomentar una correcta gestión de los residuos hospitalarios (lo cual evitará daños graves y hacerse de una mala reputación, como señala un artículo de SafetyCulture).  

4. Seiketsu: Estandarización

Se necesita desarrollar estándares para el óptimo funcionamiento del seiri, seiton y seiso. Para ello, se deben implementar normas para su correcto desarrollo. Para lograrlo, es necesario tomar en cuenta los siguientes puntos: 

• Comunicar de manera clara y sencilla las reglas a seguir.
• Sensibilizar y capacitar a todo el personal.
• Mostrar reconocimiento y aprecio.

5. Shitsuke: Disciplina

Todos los pasos anteriores necesitarán convertirse en una cultura para prevalecer en el tiempo. El cambio de mentalidad y de actitud en el personal del centro de salud será trascendental para que el método de las 5S alcance su plenitud y se logren los resultados deseados. Pero, ¿cómo mantener la disciplina en las 4S anteriores?

• Orientando al empleado.
• Infundiendo autodisciplina.
• Fomentando competencias positivas y premiando.
• Monitoreando los procesos a través de métricas.

"La implementación de las 5S en la práctica hospitalaria permitirá contar con un ambiente de trabajo ordenado que apoye las mejoras en el flujo y la seguridad de los procesos de prestación y gestión del cuidado de la salud, frente a la problemática identificada en el mapeo de flujo de valor, fortaleciendo las intervenciones que la institución viene desarrollando en favor de la cultura de calidad, la cuales son soporte de toda intervención de mejora", finaliza Luis Asmat. 

Conoce más de este tema participando del Taller Online: Aplicación del método de las 5 S en los procesos hospitalarios de ESAN.

Fuentes: 

Consultado con Luis Asmat, docente del Taller online Aplicación del método de las 5S en los procesos hospitalarios de ESAN. 

Medium: 5 S in a Hospital

Empresas: ¿Qué es el método de las 5s y cómo funciona?

Lean Production: Herramientas lean las cinco eses (5S)

Safety Culture: A comprehensive guide for everything you need to know to start 5S in the workplace

Safety Culture: What is Hospital Waste Management?

Creative Safety Supply: How does 5S help the business to grow?