Una vez que se ha elaborado una propuesta clara de un proyecto y se cuenta con la aprobación del cliente o del inversor, es momento de llevar el proyecto a la realidad. Pero no se puede dar inicio a este proceso sin antes haber asignado los recursos y las tareas disponibles.

Saber cómo asignar recursos permite a los inversores mantener el control de su proyecto de principio a fin. Al asignar recursos, pueden asegurarse de tener suficientes medios para llevar a cabo las tareas del proyecto. Asignar recursos también los ayuda a determinar cuánto tiempo les tomará completar una tarea y, si se realiza un seguimiento de los costos, cuánto costará la misma.

Asignación de recursos: los pasos a seguir

Antes de llevar a cabo este proceso, es importante conocer con claridad las tareas que se ejecutarán, el alcance que se quiere obtener, los materiales que se requieren, el cronograma y el presupuesto disponible. Asimismo, es fundamental responder las siguientes preguntas: ¿qué o a quién necesitamos?, ¿cómo lo obtendremos? y ¿cuándo lo necesitamos? Estos tres aspectos son esenciales para definir los recursos necesarios para la realización de un proyecto.

Los recursos que harán posible una correcta operación del proyecto se pueden dividir en cuatro grupos. En primer lugar, están los recursos humanos, que abarcan a las personas capacitadas para llevar a cabo las tareas del proyecto. Luego vienen los recursos materiales, como terrenos, edificios, maquinarias, entre otros. Tercero, los recursos técnicos que comprenden la tecnología necesaria para la operación del proyecto y, finalmente, los recursos financieros; es decir, el presupuesto.

Después de la identificación de todos los recursos necesarios para el desarrollo de un proyecto, se pasa a la fase de asignación de los mismos. Para desarrollar correctamente esta etapa es imprescindible poner especial atención a las características de los recursos. Por ejemplo, en el caso de los recursos humanos, se toman en cuenta las destrezas de cada persona, así como la experiencia y el conocimiento que posee sobre una tarea.

Existe una herramienta gráfica bastante útil para la asignación de los recursos: el diagrama de Gantt. Materiales, equipos, personas y cantidades de presupuestos se pueden colocar en este esquema. De esa manera, se logrará un mayor control sobre su evolución y distribución.

Con el Diagrama de Gantt, se podrá ver qué y cuántos recursos se han asignado a cada tarea del proyecto. Esto se puede complementar con otras informaciones, como el tipo de recurso que se ha designado, por cuánto tiempo ha sido asignado a una actividad, la tasa de consumo (sobre todo para recursos materiales), el costo de los recursos, entre otros aspectos.

Finalmente, tras haber asignado los recursos, se debe hacer un seguimiento de los mismos. Esta acción permitirá conocer el progreso de las tareas y si el proyecto se está acercando a las metas establecidas al inicio.

La asignación de recursos es una etapa fundamental de la planificación de proyectos. Las decisiones que se toman en cuanto a los recursos pueden llegar a ejercer una influencia capital en el devenir del proyecto. Definir los materiales y tecnología a emplear, así como al personal indicado para llevar a cabo cada tarea, permiten incrementar las posibilidades de que el proyecto se cumpla según lo previsto.

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Fuentes:

OBS Business School. "Asignación de recursos y revisión de proyecto con el Diagrama de Gantt".

Recursos en Project Management. "Planificación de los recursos en proyectos".