Es probable que el lector o la lectora haya experimentado, en algún momento, la extraña sensación de que en todo proceso de cambio organizacional hace falta más comunicación sobre lo que está ocurriendo. Las estadísticas, las experiencias empíricas y los principales estudios sobre el tema demuestran que la mayoría de personas padece este problema: la gente no se transformará si no sabe para qué.

El caso es que el ritmo y la profundidad de los cambios nos mantienen en una montaña rusa por ello las organizaciones están transformándose en organizaciones ágiles. Sin embargo, más allá del modelo de transformación que se aplique, existe un aspecto imprescindible: Necesitas comunicar el porqué de los cambios en todas las direcciones y a todos los niveles y equipos.

¿Cómo gestionar esta comunicación?

En primer lugar, se necesitan líderes capaces de transmitir con mucha claridad y autenticidad, así como transmitir con convicción. Además, deben mostrar un interés genuino por entender la razón y el propósito de la agilidad organizacional, qué va más allá de adoptar herramientas y metodologías.

En segundo lugar, el equipo de transformación debe incorporar a personas de las áreas de comunicaciones y talento humano en las mesas de trabajo para crear y ejecutar estrategias de comunicación y formación. Empieza por preguntarte cuán informado está el equipo sobre el tema y lo que está ocurriendo. Luego, acompaña a las personas en su proceso de adaptarse a las nuevas formas de trabajar y colaborar. Colocar a las personas en el centro implica desarrollar en ellas nuevas competencias para adaptarse a los principios ágiles. Dedícales tiempo con empatía y atención para que puedan adaptarse y responder a los cambios de forma rápida, creativa e innovadora.

Tercero, hay que tener claro que la popularidad del cambio en una organización no es trabajo de unos cuantos, sino de todos. Es aquí donde las comunidades ágiles que se forman en las empresas nacen con el objetivo de construir y compartir conocimientos y experiencias sobre el proceso de transformación ágil que se vive. Asimismo, cumplen el rol de influenciadores que hablan sobre la importancia del proceso de transformación. Una comunidad puede ser un grupo de personas que comparten intereses, valores, objetivos o experiencias similares y que interactúan entre sí de alguna manera. Las comunidades pueden ser virtuales o físicas. Algunos ejemplos de comunidades ágiles incluyen grupos de discusión en línea, conferencias y eventos presenciales, y grupos de estudio o prácticas de trabajo ágil.

De estas comunidades surgen los facilitadores para ayudar al proceso de transformación, inspirados en los conocimientos que aporta la comunidad y en la capacidad de ayudar a otros. Se trata de formar parte de una red de desafío o de un grupo de personas en las que confíes para impulsarte a mejorar en la gestión de proyectos con agilidad y flexibilidad.

Precisamente, la comunidad pone en valor la experiencia y el aprendizaje del proceso de transformación ágil o business agility. El reto es encontrar personas que conozcan el modelo y sus beneficios, y que sepan explicarlo de forma simple. Además, deben ser capaces de crear contenido y/o potenciar a las personas mejor posicionadas para impulsar el cambio desde el principio.

En definitiva, debe promoverse la influencia en los procesos de transformación desde el interior de la empresa. Los directivos deben impulsar el proceso de transformación mediante la implementación de canales sociales internos y el empoderamiento de un grupo de influencers internos que afiancen el compromiso y la responsabilidad de las personas para crear juntos un sentido de comunidad. Ello pasa por identificar a los adaptadores tempranos que, gracias a su empatía y liderazgo, impacten en el resto de la organización.

Así pues, la comunidad hará el trabajo de influenciador del proceso de transformación en la organización. Dará espacio a interacciones y diálogos que favorezcan el cambio y la disminución de la falta de conocimiento sobre lo que ocurre para entender el porqué de los cambios y la necesidad de transformarnos.