Toda organización necesita innovar y cumplir con sus objetivos trazados en determinado periodo. Para ello se dispone de talento humano, herramientas tecnológicas, inversión y otros recursos disponibles. Es así que el grupo de acciones necesarias para cumplir con una meta está dentro de lo denominado como gestión de proyectos.

El éxito de cualquier proyecto solo será posible si se realiza de forma organizada y planificada, para lo que se necesita utilizar algunas herramientas claves. Entre las más importantes están el benchmarketing  y la aplicación de la teoría de restricciones. Pero, ¿en qué consisten exactamente?

La teoría de restricciones

Denominada TOC por sus siglas en inglés, es una de las herramientas que mayor fama ha adoptado en las compañías a nivel mundial. Se basa en la filosofía de ver a la empresa como un todo y no como un conjunto de partes independientes. Así, "la metodología TOC permite identificar aquella actividad dentro de un proceso que determina la velocidad de toda la operación", explica Guillermo Alva Burga, docente de ESAN. Esta actividad viene a ser el factor limitante más importante -es decir, la restricción- que puede obstaculizar el logro del objetivo.

Por ejemplo, una compañía que se dedica a la comercialización de granos de café recibe una solicitud para abastecer de 200 toneladas a otra empresa. Dicha firma tiene la capacidad para producir esta cantidad, pero lamentablemente el área de distribución no tiene los recursos para transportarla y llevarla hacia su destino. Finalmente, esta carencia perjudica a toda la organización, haciendo que el pedido no sea exitoso. En las compañías actuales, todas las áreas funcionan como un todo y si, por ejemplo, el sistema de atención al cliente no funciona, se verá afectada el área de marketing y ventas.

Al identificar qué eslabones de la empresa están fallando, la teoría de las restricciones permite implementar mejoras continuas hasta eliminar el factor restrictivo. El objetivo será gestionar cada área de la compañía, optimizarla y desarrollarla al punto de que funcione eficazmente al igual que todas las demás. Solo así se logrará el éxito general de la organización.

Del mismo modo sucede con un proyecto. Si, por ejemplo, existe el número de recursos económicos adecuado para completar el plan, pero el capital humano tiene conflictos para manejarlos, no se podrá cumplir con la meta. La teoría de restricciones se basa en identificar cuáles son los puntos críticos o débiles que no permiten el avance del proyecto y priorizar sus respectivas mejoras.

El benchmarketing, por otro lado, es una herramienta orientada al control externo. Consiste en identificar y analizar las mejores prácticas que otras empresas realizan (como la competencia directa) y usarlas como referencia. Claramente, no se trata de solo copiar lo que está funcionando para otra compañía y aplicarlo en la propia, ya que cada firma es muy distinta en tamaño, recursos, empleados y otros factores. En cambio, el objetivo es tomar los mejores referentes de un proyecto exitoso y evaluar cómo adaptarlos a los que se estén desarrollando dentro de la organización.

Ambas herramientas deben estar dentro del catálogo de gerentes y directivos, así como de funcionarios técnicos y funcionales involucrados en la planificación, control y ejecución de proyectos de cualquier naturaleza. Así se garantizará el crecimiento de una empresa y, con ello, su rentabilidad.

Si quieres saber más sobre este tema, puedes participar del curso Herramientas de gestión de proyectos del PEE de ESAN.

También puedes leer:

• Dos herramientas clave en la gestión de proyectos
• Tres herramientas empleadas por la gerencia de proyectos

Fuentes:

Entrevista a Guillermo Alva Burga, docente del PEE BSC Balance Scorecard: herramienta para el planeamiento y la gestión en empresas de salud en ESAN.

Gestiopolis. "Gestión de proyectos".

Atox. "¿Qué es la teoría de las restricciones?"

Carlos Alberto Agón López. Metodologías de gestión de proyectos y análisis de riesgos. "Teoría de las restricciones aplicada a la gestión de proyectos". Biblioteca de Ingeniería. Universidad de Sevilla.

Internacional de Marketing. ¿Qué se entiende por benchmarketing y cómo podemos aplicarlo?

Project Manager. "Benchmarking and project strategy".