Cuando las empresas ejecutan proyectos de grandes dimensiones, es posible que lleguen a una etapa en que experimenten constantes retrasos y un aumento excesivo del presupuesto inicial. Estos son síntomas muy comunes de un cuello de botella, que puede corregirse si los gerentes o líderes siguen los tres pasos que explicamos a continuación.
Es la etapa de un proyecto en que la empresa recibe más solicitudes de las que puede procesar a su máxima capacidad, lo que deriva en la interrupción del flujo de trabajo y retrasos en la producción. Según su complejidad, puede contenerse en mayor o menor tiempo mediante la reorganización del equipo o la asignación de más recursos. Si no se aborda de manera inmediata, puede traer consecuencias muy costosas y agotadoras.
El primer paso es trazar un mapa de los flujos de trabajo de la organización, por ejemplo, a través de un tablero kanban o un diagrama de Gantt. También es posible emplear un diagrama de cola de pescado que, además de ser una herramienta bastante visual, puede fomentar una lluvia de ideas en el propio equipo de trabajo.
Una vez que se hayan revisado los procesos organizacionales, el equipo debe analizarlos con detenimiento para identificar sus fortalezas y debilidades. Así, podrá determinarse si el cuello de botella se origina porque no se cuenta con el personal suficiente o porque el software empleado es demasiado antiguo y pierde datos importantes con frecuencia.
Tras detectar la causa de los cuellos de botella, hay que escoger cómo corregirlos. Algunas opciones son reasignar tareas a los miembros del equipo, diseñar un plan de acción más minucioso o asignar más recursos para el proyecto. Por ejemplo, si el problema es que los clientes tardan demasiado en enviar feedback, lo mejor será organizar reuniones directas con ellos o habilitar canales de comunicación más eficaces.
Si el cuello de botella está relacionado con la antigüedad del software, se recomienda ejecutar un análisis rápido de retorno de la inversión (ROI, por sus siglas en inglés) para justificar la compra de un sistema moderno y más confiable. Respecto a la falta de personal, es aconsejable externalizar las tareas más sencillas del proyecto, pedir apoyo a miembros de otros equipos e impulsar una mayor participación del propio líder.
El paso final consiste en evaluar cuán bien funciona la solución escogida. Para ello, el monitoreo debe incluir una comparación constante entre la calidad y la rapidez de los procesos antes y después de implementar la solución. Los resultados de estas evaluaciones deben recopilarse y sistematizarse para afrontar futuros cuellos de botella de manera más inmediata y efectiva.
Es importante recordar que los cuellos de botella suelen ser inevitables en la mayoría de los proyectos de gran magnitud y que la clave es dedicarles tiempo para entender por qué ocurren y gestionarlos de manera proactiva. Para no perder productividad, se necesita un proceso de trabajo bien delineado permite al equipo enfocar su energía en otras labores hasta que el problema se resuelva.
Fuentes bibliográficas:
Kanbanize. (s. f.). ¿Qué es un cuello de botella y cómo lidiar con este?
Portal de negocios de ESAN Graduate School of Business. Desde el 2010 difunde contenido de libre acceso (artículos, infografías, podcast, videos y más) elaborado por los más destacados especialistas. Encuentra contenido en más de 15 áreas y sectores como Administración, B2B, Derecho Corporativo, Finanzas, Gestión de Proyectos, Gestión de Personas, Gestión Pública, Logística, Marketing, Minería, TI y más. ¡Conéctate con los expertos de ESAN y aumenta tu conocimiento en los negocios!
Eddy Morris, decano de la Facultad de Ingeniería y director de las maestrías de Data Analytics & Artificial Intelligence y de Dirección de Tecnologías de Información de ESAN, advirtió en Gestión sobre la incertidumbre de los estudiantes universitarios respecto a su preparación para los retos laborales que presenta la IA. Remarcó que, aunque ellos adoptan herramientas digitales, su uso es intuitivo y carece de una formación formal que fortalezca sus competencias.
Jorge Guillén, docente de los programas del área de Finanzas de ESAN, advirtió en Gestión sobre la peligrosa relación entre criptomonedas y el lavado de activos. Además, lamentó la falta de regulación y la ausencia de iniciativas para mejorar este aspecto tanto en Estados Unidos como en Europa.
Marco Vinelli, director de la Maestría en Administración de Agronegocios de ESAN, analizó en Gestión cómo las restricciones a las bebidas alcohólicas de la Unión Europea en EE.UU. podrían representar una oportunidad para el Perú. Destacó la calidad de las uvas y vinos nacionales, señalando que, con mayor posicionamiento de marca, estos productos podrían ingresar al mercado con precios más competitivos y potenciar su crecimiento.