Identificar las tareas que cada miembro de una organización debe ejecutar es un proceso clave para su correcto funcionamiento. Para lograrlo, es importante que el área de Recursos Humanos ponga en práctica el análisis de puesto. 

Este procedimiento permite determinar los deberes y responsabilidades de cada puesto de trabajo. Además, analiza los tipos de perfiles que se requieren para ocuparlos. Su implementación mejora los índices de desempeño, selección de personal y planificación del Talento Humano

A pesar de su importancia, muy pocas empresas la implementan. Eso se ve reflejado en el ineficiente proceso de selección de personal y en la confusión de funciones por parte de los colaboradores.

Algunos métodos para la recolección de datos, que se utilizan en el análisis de puesto, tenemos: 

Observación

Consiste en observar a los trabajadores que ocupan los puestos muy operativos. "Muchas veces, se complementan con entrevistas sobre algún elemento relacionado al trabajo, con el objetivo de realizar descripciones sobre sus funciones y labores dentro de su área", asegura Kety Jáuregui, docente del  Seminario Online Análisis de puesto, recurso clave para la gestión de personas  de ESAN.

Entrevista

Este método consiste en preguntar a los colaboradores sus funciones y responsabilidades dentro de su área de trabajo. 

No es necesario entrevistar a todo el personal. Basta con tomar en cuenta a los miembros de mayor y menor experiencia para sacar conclusiones importantes. También es necesario hacer el mismo procedimiento con los líderes, gerentes y capacitadores para detectar sus conocimientos en el área.  

Con la información recabada, se podrá identificar las especificaciones mínimas y máximas del puesto, y los elementos que permiten su correcto funcionamiento. Este método es muy útil porque logra la participación libre y directa de los empleados.

Cuestionario

"El cuestionario también es muy usado por las empresas", afirma Kety Jáuregui. "Estos se distribuyen, muchas veces a través de la Web, a los colaboradores y/o supervisores de un departamento para que los completen. En ocasiones, es el mismo encargado del proceso de análisis llena el cuestionario con las respuestas que le dan los colaboradores", complementa la docente.

De realizarse adecuadamente, las áreas de Recursos Humanos podrán tomar decisiones más eficaces y rápidas para optimizar el trabajo el trabajo de los departamentos que necesitan cambios urgentes.  

Incidentes críticos y diarios de trabajo

Gracias a una conversación entre supervisores y trabajadores, se pueden identificar los aspectos críticos que generaron una situación de crisis dentro del área de trabajo. Esto permitirá identificar cuáles son las nuevas competencias o habilidades que se demandarán para mejorar los procesos productivos. 

En adicional a ello, se puede pedir a los trabajadores que llenen un registro diario de su trabajo en un período determinado (semanas o meses). De esta forma se logrará medir cuánto les toma realizar específicas funciones y luego adicionar ello a las exigencias del puesto. 

El análisis de puesto en la era digital

Con la llegada de la pandemia y la implementación del trabajo remoto, la comunicación de los equipos se ha trasformado. Conocer el desempeño de los colaboradores, las áreas de trabajo y contratar profesional capacitado se ha vuelto más complicado. 

Sin embargo, existen diversas herramientas digitales que permiten analizar correctamente los puestos de trabajo. Zoom, Google Meet y Microsoft Teams son ideales para tener entrevistas con los colaboradores o reuniones de equipo. Slack permite identificar el avance de un proyecto y el correcto desempeño de un área de trabajo. Y el formulario de Google, que permite realizar encuestas a diversas personas al mismo.  

Conoce más sobre el desarrollo de este tipo de análisis en el Seminario Online Análisis de puesto, recurso clave para la gestión de personas  de ESAN.

Fuentes:

Consultado con Kety Jáuregui, docente del Seminario Online Análisis de puesto, recurso clave para la gestión de personas

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