Existen herramientas que son empleadas en la administración y desarrollo del personal de las organizaciones, las cuales también se pueden emplear en la gestión de la capacitación.

Las principales herramientas son:

• Herramientas vinculadas a los roles en la organización

Estas son tres: las descripciones y especificaciones de los cargos; las especificaciones de los itinerarios de carrera interna; los manuales de organización, procedimientos y métodos de trabajo. Estas tres primeras herramientas proporcionan las definiciones de los roles desempeñados por las personas que laboran en la empresa, así como las trayectorias de promoción del personal.

• El sistema de evaluación del desempeño

Esta herramienta tiene como objetivo establecer una comparación entre el desempeño efectivo del personal con el desempeño deseado. También se propone analizar las causas de las desviaciones en el comportamiento de las personas, una de las cuales puede ser la carencia de competencias.

• Los expedientes del personal

Estos contienen el historial de las personas que trabajan en la organización. En ellos se registran, además de los antecedentes personales, la trayectoria de carrera, el desempeño y el potencial de desarrollo de cada trabajador.

El uso de estas herramientas es conveniente para la gestión de la capacitación en la medida que constituyen elementos valiosos para la toma de decisiones informadas, objetivas y transparentes en este terreno, contribuyendo a hacer más eficiente el sistema de capacitación en una empresa.

Cómo llevar un control de la capacitación

El control de la capacitación es tan importante como la gestión misma. Hay varios aspectos que trabajar en ese sentido, como un tablero de control que permita establecer cómo va el proceso y servir como herramienta útil para la toma de decisiones al respecto. Dicho tablero de control debe considerar los siguientes aspectos:

• Definir los elementos del proceso que podrían ser objeto de medición

Esto es muy importante porque no se tiene por qué medir todos los aspectos del proceso. Se puede considerar datos de los empleados como su nivel educativo, antecedentes de capacitación, horas de formación efectivas, tipos de contenidos impartidos, resultados de los exámenes, ausentismo a los cursos, gastos, etc.

• Realizar benchmark con otras empresas

Averiguar qué indicadores emplean otras organizaciones para medir la gestión en capacitación y capturar los aspectos más relevantes. Esto no es para copiar los métodos de trabajo sino para tomarlos como referencia y en todo caso adaptarlos a las características de la organización y del personal.

• Definir los objetivos a lograr

Una vez diseñados los indicadores, poner objetivos de cumplimiento alcanzables y también medibles que sirvan de motivación para seguir con el proceso.

FUENTES CONSULTADAS:

Documento de trabajo "Gestión de la capacitación en las organizaciones", publicado por el Ministerio de Salud de Perú.

Artículo "Tips para el diseño de un tablero de control de capacitación", de Jonathan Kierszenowicz, publicado por el portal de Myth Learn Soluciones Talent Management.

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