La gestión de proyectos puede ser un proceso complejo y estresante para los ejecutivos, quienes suelen presentar dificultad en organizar sus tareas, actividades y objetivos. Sin embargo, con la herramienta correcta, los colaboradores podrán administrar todas las actividades de un proyecto de manera sencilla, ágil y eficiente.

Trello es una de estas soluciones para liderar correctamente un proyecto. Este software de administración de proyectos es utilizado por muchas empresas para tener un orden de sus actividades, ya que funciona en tiempo real y con velocidad. Consiste en un sistema de tableros, listas y tarjetas que permite a los individuos o equipos realizar un seguimiento de un proyecto y colaborar o contribuir en aquellas actividades donde puedan ser más útiles o donde más se les necesita.

Es una herramienta ideal para equipos ágiles. Se basa en una idea simple: para una gestión de proyectos efectiva, se necesita visibilidad completa sobre todas las tareas relevantes y flexibilidad para reorganizarlas a medida que cambian las prioridades.

¿Cómo utilizar el software Trello?

En esta plataforma, de uso gratuito (aunque también existen servicios Premium), el usuario crea un tablero con el nombre del proyecto en desarrollo. Dentro de este tablero, puede añadir listas en las que irán las acciones que se deben llevar a cabo para la realización del proyecto, como tareas, notas, archivos compartidos o cualquier otro elemento que ayude al equipo a trabajar en conjunto.

Por ejemplo, un tablero puede llamarse "Proyecto 1". En su interior, el usuario puede crear tres listas: la primera llamada "Actividades", en la que se colocarán las tareas que se deben hacer. La segunda lista será titulada "En proceso" y en ella se indicará el progreso de las actividades. Por último, la tercera lista, llamada "Hecho", presentará las acciones que han finalizado. Es importante señalar que se pueden crear más de tres listas.

En cada una de estas listas, se pueden agregar tarjetas. Por ejemplo, en "Actividades", el usuario puede añadir una tarjeta titulada "Hacer compra de materiales". Además, Trello permite poner más información en el interior de la tarjeta. Es así que en "Hacer compra de materiales" se puede colocar el nombre de la persona asignada a dicha tarea (que recibirá una notificación si tiene instalada la aplicación móvil de Trello), checklists, archivos o comentarios. Esto último es importante porque ayuda a que el responsable de una tarea interactúe con la persona que encabeza el proyecto.

Si la actividad "Hacer compra de materiales" está en desarrollo, se puede mover a la lista "En proceso" y, cuando haya sido finalizada, será trasladada a "Hecho". De esta manera, una persona que ingrese a Trello estará al tanto del desarrollo de las tareas de un proyecto.

¿Cuáles son sus beneficios?

Trello es una herramienta increíblemente versátil para la gestión de proyectos. Su flexibilidad permite que sea una plataforma sencilla para la organización personal o un potente motor para el desarrollo de productos con grandes equipos.

Asimismo, también es un excelente instrumento para reemplazar el uso del correo electrónico y el chat de un equipo para pasar a la comunicación basada en tareas. Los colaboradores pueden aprender todo lo que necesitan para realizar un trabajo desde una tarjeta de tareas, y todas las discusiones al respecto pueden tener lugar allí mismo. Al mantener toda la información que necesitan en un solo lugar, es sencillo mantener todo en el buen camino, ver rápidamente lo que se está haciendo y volver a las conversaciones anteriores.

También es muy útil para priorizar tareas urgentes e importantes. Funciona para bloquear el tiempo. De hecho, se puede emplear en casi cualquier estrategia de productividad o gestión del tiempo.

En definitiva, este software es sumamente adecuado para proyectos y métodos ágiles. Trello te permitirá gestionar uno o varios proyectos, asignar actividades e interactuar con los miembros del equipo de manera instantánea.

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Fuentes:

Trello. "Simplicidad en la superficie, pero con un interior de lo más completo".

Hubstaff. "Using Trello for Project Management: An Easy, Step-by-Step Guide".

WP Curve. #How we effectively use Trello for project management".