/ 
Transformación digital en la gestión documental: ¿por qué debes aplicarla en tu empresa?
Transformación digital en la gestión documental: ¿por qué debes aplicarla en tu empresa?
Compartir en:
La gestión documental es un sistema de prácticas y técnicas implementadas por las organizaciones para perfeccionar la administración documentaria y facilitar la recuperación de información. Permite controlar de manera eficaz las actividades y operaciones realizadas, facilitando la automatización de procesos y mejorando la eficiencia de manera exponencial.
Con el avance de la tecnología, la gestión documental se ha convertido en el principal proceso empresarial en iniciar la transformación digital. Según el informe Mercado de sistemas de gestión de documentos - Crecimiento, tendencias y pronóstico (2020 - 2025) realizado por Reportlinker, el mercado global de sistemas de gestión de documentos se valoró en USD 4.89 mil millones en 2019, y se espera que alcance los USD 10.17 mil millones en 2025.
Entre las principales ventajas de implementar un sistema de gestión documental digital se encuentran:
Aumento de la productividad
Los softwares de gestión documental, al ser herramientas digitales, funcionan a la misma velocidad que la red. Es decir, el traslado y envío de archivos se agilizan, aumentando la productividad y facilitando la toma de decisiones en la empresa.
Mayor accesibilidad
La pandemia ha impulsado el teletrabajo y el trabajo remoto. De acuerdo al gestor público, Juan Carlos Requejo, la cifra de personas que realiza trabajo remoto en el país ha aumentado de 2000 a 200 000 debido a la crisis sanitaria. Por ello, contar con un sistema de gestión documental que permita el acceso de los colaboradores desde cualquier lugar es clave en la gestión de operaciones de una empresa.
Fácil recuperación de archivos
Una de las principales funciones de un sistema de gestión documental es facilitar la recuperación de archivos. Tener acceso de forma rápida y sencilla a un documento puede ser una tarea complicada si este se encuentra en un banco de archivos general; pero, con la digitalización, el proceso la recuperación de información se agiliza.
En el 2019, por ejemplo, el Imperial College Healthcare NHS Trust de Inglaterra adoptó un sistema de gestión de documentos electrónicos que permite a los hospitales escanear, indexar y archivar registros médicos en papel y acceder a ellos a través de una interfaz de usuario, facilitando la recuperación de archivos en tiempo récord.
Seguridad documental
Los documentos almacenados forman parte del patrimonio de una organización. Un sistema de gestión documental digital facilita el resguardo de los secretos comerciales, financieros y datos personales de los empleados. Además, controla el acceso, identificando aquellas personas que ingresan a las bases de datos y las acciones que realizan con los archivos.
Reducción de costos
Un sistema de gestión documental digital reduce los costos de una empresa al reunir todos los archivos en una misma plataforma online. Esta herramienta permite evitar gastos innecesarios en papel, tinta, etc., y el pago de horas de trabajo a un colaborador encargado del almacenamiento de archivos.
Si quieres aprender más sobre este tema, participa en el Diploma Especialización en Gestión Documental y Gobierno Digital Online en ESAN.
Fuentes:
La transformación digital y la gestión documental
La importancia de la transformación digital de los sistemas de gestión documental
La gestión documental como base de la transformación digital en las empresas
Gestión documental y Transformación digital en las empresas
ReportLinker: Document Management Systems Market - Growth, Trends, and Forecast (2020 - 2025)
Beneficios de implementar un sistema de gestión documental
¿Qué ventajas nos da el tener un software de gestión documental?
Trabajo remoto: 200,000 personas ya laboran bajo esa modalidad en Perú
Portal de negocios de ESAN Graduate School of Business. Desde el 2010 difunde contenido de libre acceso (artículos, infografías, podcast, videos y más) elaborado por los más destacados especialistas. Encuentra contenido en más de 15 áreas y sectores como Administración, B2B, Derecho Corporativo, Finanzas, Gestión de Proyectos, Gestión de Personas, Gestión Pública, Logística, Marketing, Minería, TI y más. ¡Conéctate con los expertos de ESAN y aumenta tu conocimiento en los negocios!
Otros artículos del autor
Edmundo Lizarzaburu, docente de ESAN, publica paper sobre el vínculo entre la vulnerabilidad climática y el riesgo de default empresarial
La investigación, basada en el estudio de 2483 empresas en 33 países europeos, evidenció que la vulnerabilidad climática de un país aumenta el riesgo de default y que la corrupción intensifica ese efecto negativo. El paper fue desarrollado de manera conjunta por el docente de ESAN Edmundo Lizarzaburu y sus colegas investigadores Conrado García Gómez, Ender Demir y José Díez-Esteban.
Carnegie Mellon University's Heinz College y ESAN University anuncian alianza para un programa de maestría acelerado
ESAN University y la Carnegie Mellon University’s (CMU) Heinz College of Information Systems and Public Policy, firmaron una alianza para establecer una ruta acelerada que permitirá a los estudiantes de ESAN obtener un título de maestría en Heinz College.
ESAN organiza conferencia magistral: Innovación, inteligencia artificial y transformación digital en los mercados financieros y de capitales
La Maestría en Finanzas de ESAN realizará el jueves 16 de octubre a las 7:00 p.m. una nueva edición de su Financial Week 2025, que reunirá a destacados expertos como Alberto Arispe, Eduardo Campos, Michel Canta, Jurgita Sarkovaite y Ernesto Cuadros para analizar cómo la innovación, la inteligencia artificial y la transformación digital están redefiniendo el sistema financiero y los mercados de capitales. ¡Inscríbete aquí!