Transformación digital en la gestión documental: ¿por qué debes aplicarla en tu empresa?

Transformación digital en la gestión documental: ¿por qué debes aplicarla en tu empresa?

La mejora de la productividad y la fácil recuperación de archivos son algunos de los beneficios de implementar un sistema de gestión documental digital en una empresa.

Por: Conexión Esan el 12 Noviembre 2020

Compartir en: FACEBOOK LINKEDIN TWITTER WHATSAPP

La gestión documental es un sistema de prácticas y técnicas implementadas por las organizaciones para perfeccionar la administración documentaria y facilitar la recuperación de información. Permite controlar de manera eficaz las actividades y operaciones realizadas, facilitando la automatización de procesos y mejorando la eficiencia de manera exponencial. 

Con el avance de la tecnología, la gestión documental se ha convertido en el principal proceso empresarial en iniciar la transformación digital. Según el informe Mercado de sistemas de gestión de documentos - Crecimiento, tendencias y pronóstico (2020 - 2025) realizado por Reportlinker, el mercado global de sistemas de gestión de documentos se valoró en USD 4.89 mil millones en 2019, y se espera que alcance los USD 10.17 mil millones en 2025.

Entre las principales ventajas de implementar un sistema de gestión documental digital se encuentran: 

Aumento de la productividad 

Los softwares de gestión documental, al ser herramientas digitales, funcionan a la misma velocidad que la red. Es decir, el traslado y envío de archivos se agilizan, aumentando la productividad y facilitando la toma de decisiones en la empresa. 

Mayor accesibilidad 

La pandemia ha impulsado el teletrabajo y el trabajo remoto. De acuerdo al gestor público, Juan Carlos Requejo, la cifra de personas que realiza trabajo remoto en el país ha aumentado de 2000 a 200 000 debido a la crisis sanitaria. Por ello, contar con un sistema de gestión documental que permita el acceso de los colaboradores desde cualquier lugar es clave en la gestión de operaciones de una empresa. 

Fácil recuperación de archivos 

Una de las principales funciones de un sistema de gestión documental es facilitar la recuperación de archivos. Tener acceso de forma rápida y sencilla a un documento puede ser una tarea complicada si este se encuentra en un banco de archivos general; pero, con la digitalización, el proceso la recuperación de información se agiliza. 

En el 2019, por ejemplo, el Imperial College Healthcare NHS Trust de Inglaterra adoptó un sistema de gestión de documentos electrónicos que permite a los hospitales escanear, indexar y archivar registros médicos en papel y acceder a ellos a través de una interfaz de usuario, facilitando la recuperación de archivos en tiempo récord. 

Seguridad documental 

Los documentos almacenados forman parte del patrimonio de una organización. Un sistema de gestión documental digital facilita el resguardo de los secretos comerciales, financieros y datos personales de los empleados. Además, controla el acceso, identificando aquellas personas que ingresan a las bases de datos y las acciones que realizan con los archivos. 

Reducción de costos   

Un sistema de gestión documental digital reduce los costos de una empresa al reunir todos los archivos en una misma plataforma online. Esta herramienta permite evitar gastos innecesarios en papel, tinta, etc., y el pago de horas de trabajo a un colaborador encargado del almacenamiento de archivos.  

Si quieres aprender más sobre este tema, participa en el Diploma Especialización en Gestión Documental y Gobierno Digital Online en ESAN.  

Fuentes: 

La transformación digital y la gestión documental

La importancia de la transformación digital de los sistemas de gestión documental

La gestión documental como base de la transformación digital en las empresas

Gestión documental y Transformación digital en las empresas

ReportLinker: Document Management Systems Market - Growth, Trends, and Forecast (2020 - 2025)

Beneficios de implementar un sistema de gestión documental

¿Qué ventajas nos da el tener un software de gestión documental?

Trabajo remoto: 200,000 personas ya laboran bajo esa modalidad en Perú

Conexión Esan

Portal de negocios de ESAN Graduate School of Business. Desde el 2010 difunde contenido de libre acceso (artículos, infografías, podcast, videos y más) elaborado por los más destacados especialistas. Encuentra contenido en más de 15 áreas y sectores como Administración, B2B, Derecho Corporativo, Finanzas, Gestión de Proyectos, Gestión de Personas, Gestión Pública, Logística, Marketing, Minería, TI y más. ¡Conéctate con los expertos de ESAN y aumenta tu conocimiento en los negocios!

Otros artículos del autor

Más allá del canon: Cómo la minería puede generar un desarrollo integral

29 Octubre 2025

En un artículo para Stakeholders, Jorge Merzthal Toranzo, director general de Maestrías y MBA de ESAN, analizó los desafíos del sector minero. Sostiene que, a pesar de ser un pilar económico, enfrenta retos críticos en materia social y ambiental, destacando la urgencia de abordar la minería informal y la gestión de conflictos para garantizar un crecimiento sostenible.

  • Sala de prensa
  • ESAN en los medios

¿Qué desalienta la formalización laboral en el Perú?

29 Octubre 2025

César Puntriano, profesor de ESAN Business Law, explicó que la alta informalidad laboral en el Perú, que afecta a 12 millones de personas, se ve desalentada por los elevados costos tributarios y laborales, así como por la excesiva burocracia. Sostuvo que los regímenes especiales no han funcionado y que los esfuerzos del gobierno han sido insuficientes, al no atacar el problema de fondo. Puntriano concluyó que revertir esta situación requiere voluntad política y una coordinación interinstitucional efectiva.

  • Sala de prensa
  • ESAN en los medios

El poder del eWOM

29 Octubre 2025

Walter Palomino, docente de los programas el área de Marketing de ESAN,  destacó en Mercado Negro que el “Mundial de los Desayunos” de Ibai evidenció el poder del electronic Word of Mouth (eWOM). Los millones de likes al pan con chicharrón no solo aseguraron su triunfo, sino que detonaron conversaciones offline y mayor consumo local.

  • Sala de prensa
  • ESAN en los medios