La gestión de las relaciones con los proveedores (Supplier Relationship Management) es la planificación y optimización de las relaciones que tiene una empresa con sus proveedores de bienes y servicios. Tiene como objetivo agregar valor a la cadena de suministros y reducir el riesgo de fallas.

A pesar de su importancia, muy pocas organizaciones encuentran un proveedor adecuado. De hecho, de acuerdo a Finances Online, el 11 % tiene problemas para elegir al abastecedor ideal. Por ello, es importante generar conexiones duraderas con los suppliers antes de perderlos. Pero, ¿cómo gestionar las relaciones con los proveedores de manera óptima? Para ello, es trascendental poner en práctica los siguientes consejos:

Pensar en los proveedores como socios

Gestionar las relaciones con los proveedores de manera eficaz requiere de confianza y lealtad. Para cultivar estos sentimientos, es importante establecer estrategias que hagan sentir a los suppliersparte de la empresa y no solo una fuente que les proporciona bienes y servicios. ¿Cómo lograrlo? Brindándoles información sobre sus procesos, pidiéndoles sus comentarios o críticas constructivas, y haciéndolos participar en la toma de decisiones.

Pagar puntualmente

A pesar que el proceso de Supplier Relationship Management (SRM) va más allá del dinero, incluso las mejores relaciones se quiebran cuando existen problemas de pago. Cancelar las deudas en el plazo estimado o antes de la fecha límite demuestra que la empresa es sólida y confiable, y en consecuencia se puede trabajar con ella sin problemas. A corto plazo, esa medida se traduce en una relación más sólida y estable. De presentarse algún retraso en los pagos, es importante comunicárselo a tiempo a los proveedores y reprogramarlos para evitar inconvenientes.

Evaluar riesgos

Antes de entablar relaciones con un nuevo proveedor es crucial evaluar los riesgos. Para ello, es fundamental buscar referencias de otras organizaciones y sentarse a conversar con el proveedor potencial sobre su experiencia en el sector y áreas de especialización. También, puede ser útil revisar ejemplos de su trabajo con otras compañías. Esta recopilación de información permitirá tomar decisiones basadas en el conocimiento.

Promover una comunicación clara

La comunicación clara y coherente es fundamental en cualquier relación sana, especialmente con los proveedores. Implementar herramientas adecuadas de comunicación facilitará la transferencia de documentos, lo que agilizará los procesos. Además, creará transparencia en ambos flancos y evitará contratiempos, como un recuento de inventario incorrecto u órdenes de compra faltantes.

Brindar a cada proveedor una atención personalizada

La organización deberá establecer relaciones con cada proveedor de manera individual. Si es necesario, se le deberá asignar un representante de servicio al cliente para que sea atendido de manera óptima, sin importar el tamaño de la empresa. Este asesor será clave para construir una relación productiva y sólida que genere beneficios para ambas partes.

Distribuir la responsabilidad de los errores de manera uniforme

Responsabilizar a la otra parte por los errores surgidos en la cadena de suministro es una manera fácil de arruinar las relaciones con los proveedores. La mejor salida es distribuir la culpa entre todos los agentes involucrados. Cuando se han presentado fallas en la comunicación y surgen problemas, es importante analizar la situación desde ambos frentes de manera crítica. Es probable que ambas partes sean responsables del error y asumirlo demuestra respeto.

Si quieres conocer más sobre este tema, participa en la Maestría Supply Chain Management de ESAN.

Fuentes:

Consultado con Aldo De La Cruz, docente de la Maestría Supply Chain Management de ESAN.

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