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¿Qué son y qué tipos de oficinas de proyectos existen?
¿Qué son y qué tipos de oficinas de proyectos existen?
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Una oficina de proyectos o Project Management Office (PMO) es una unidad funcional dentro de una organización a la cual se le asigna la responsabilidad de los proyectos. Así lo indica Vicente Granadino, docente del Diploma Gestión de Proyectos Regiones de ESAN. "Entre sus funciones principales están la estandarización de los procesos relacionados con la gestión de proyectos, metodologías, herramientas y técnicas, capacitaciones y facilitación de recursos", señala el experto. Sus responsabilidades abarcan desde proveer funciones de soporte para la dirección de proyectos hasta la dirección de portafolios de proyectos.
"Las oficinas de proyectos son cada vez más importantes debido a la necesidad de utilizar al máximo los recursos y maximizar el desempeño de los proyectos", enfatiza el docente. Por este motivo, cada vez son más las empresas que implementan una PMO. De acuerdo al reporte anual The State of Project Management 2021, llevado a cabo por Wellingtone, el 82 % de organizaciones tiene una o más oficinas de proyectos.
Sin embargo, para alcanzar los objetivos esperados, se requiere seleccionar el tipo de PMO más adecuado según las necesidades presentes de la compañía. "Existen distintos tipos de oficinas de proyectos que varían en función del grado de control e influencia que ejercen sobre los proyectos dentro de la empresa y según las responsabilidades que se le asignen", agrega. Estas pueden ir desde realizar funciones de soporte hasta ser responsable directo de la gerencia de proyectos.
El Project Management Institute (PMI) identificó tres tipos de PMO, que varían según el nivel de control directo existente sobre los proyectos. Una organización deberá revisar el tamaño y naturaleza del proyecto antes de decidirse por una modalidad determinada.
PMO de apoyo
Se caracterizan por su bajo o nulo control sobre los proyectos y grupos de trabajo. "Sus servicios son suministrados cuando el proyecto lo solicite, proporcionando plantillas, mejores prácticas, capacitación, acceso a la información y lecciones aprendidas de otros proyectos", señala Granadino. Sirven como un repositorio de información que consultan los proyectos cuando lo necesiten.
PMO de control
Estas oficinas de proyectos ejercen un moderado control sobre los proyectos. Se encargan de verificar el cumplimiento de las metodologías en el desarrollo de los proyectos, al igual que suministrar mejores prácticas, plantillas y mecanismos. Por lo general, las PMO de control son usadas por empresas que buscan tener un cierto control sobre sus actividades, procedimientos y documentación. "Pueden aplicarse en compañías en las cuales no se estén aplicando procedimientos uniformes de gerencia de proyectos y se necesite estandarizarlos", explica el docente.
PMO de dirección
Ya no controlan, sino que se hacen cargo del proyecto. "Asumen las funciones de soporte y control de los proyectos, y además ejercen el control de los proyectos asumiendo la propia dirección", sostiene Granadino. Una PMO de dirección asigna a los gerentes del proyecto, quienes deberán redactar informes periódicos para el equipo. Generalmente, estas oficinas son implementadas por empresas que requieren de asistencia técnica en muchos aspectos.
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Fuentes:
Project Smart. "The three different types of Project Management Offices".
OBS Business School. "Los beneficios de una Oficina de Gestión de Proyectos".
CIO. "What is a project management office (PMO) and do you need one?".
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