Tradicionalmente la gestión de compras era vista como una actividad que buscaba aportar a la empresa con la adquisición de bienes y servicios a los mejores precios, con una mayor calidad exigida, en el tiempo requerido, etc. Hoy la gestión de compras, además de lo mencionado, involucra funciones más avanzadas  como  la  innovación, la prospección de  nuevos mercados, la subcontratación de técnicas irrealizables por la empresa, participación en el desarrollo de  productos, entre otros. Evidentemente estas  tareas  que  exigen  una  mayor  tecnificación  de  los compradores.

El experto Carlos Antonio Portal Ruedas señala que para cumplir sus responsabilidades el gestor de compras debe realizar las siguientes actividades: 

Búsqueda y evaluación de proveedores: esta es una de las actividades más importantes  de  la  función  de  compras. Se tiende a contar con una  calificación  de  los proveedores en función de su capacidad de respuesta frente a los requerimientos de la empresa, lo que constituye un punto de partida para futuras relaciones comerciales.

Mantenimiento de un archivo actualizado de productos: se debe considerar especificaciones de las características técnicas, los códigos  de  identificación,  suministradores,  precios y condiciones  de entrega y pago.

Negociación permanente: de diversos aspectos clave como son los precios, la calidad, las presentaciones y los plazos de entrega. Todo ello en función de las previsiones de compra y la calificación del proveedor.

Previsión de compras: tanto en su aspecto técnico como en el económico y financiero.

Planificación de pedidos: a definir por artículo y proveedor, determinando los volúmenes de pedidos y fechas de lanzamiento previstas.

Preparación de órdenes de compras: previa coordinación con las áreas que soliciten los bienes.

Lanzamiento y seguimiento de pedidos: realizar los pedidos y no limitarse a recibirlos y emitir las órdenes de pago correspondientes. También involucra el control de la calidad del producto adquirido, en caso que lo requiera.

Solventar discrepancias en la recepción del producto: lo que se reciba del proveedor debe guardar correspondencia con las especificaciones enviadas, considerando todos los aspectos señalados (cantidad, calidad, volumen, características físicas, etc)

Analizar variaciones: en precios, plazos de entrega y calidad. En un mercado muy dinámico y de constantes cambios tecnológicos se producen muchas variaciones que deben ser tomadas en cuenta para el proceso de compras.

Como vemos, gestionar las compras en una organización no se trata de una labor fácil. 

FUENTE CONSULTADA:

Texto "Gestión de compras" de Carlos Antonio Portal Ruedas, publicado por el portal Gestiópolis.

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