El presupuesto de caja es la estimación de las entradas y salidas de dinero de una empresa en un período de tiempo específico. Sirve para evaluar si la organización tendrá suficiente efectivo para operar normalmente durante el período de tiempo materia de proyección.

Asimismo, es una herramienta clave en la planeación financiera a corto plazo. La razón: permite al administrador proyectar las necesidades y excedentes de efectivo de la empresa. En otras palabras, ayuda a pronosticar los superávits y los déficits de liquidez. (Torre, 2015). Por consiguiente, podrá prever los períodos y montos en los que su compañía necesitará financiamiento o; por el contrario, en los que tendrá excedentes para invertir.

Pero ¿cómo elaborar un presupuesto de caja de manera eficaz? Para ello, se deben seguir los siguientes pasos:

Establecer un período de tiempo para el presupuesto de caja

Para empezar, es indispensable definir el período de tiempo del presupuesto de caja. Por lo general, las empresas tienen tres tipos de presupuesto de caja: Presupuesto de caja diario (con un horizonte a 30 días), Presupuesto de caja semanal (con un horizonte a 12 semanas) y Presupuesto de caja mensual (con un horizonte a 12 meses). Luego, se procede a recopilar toda la información necesaria para realizar las estimaciones de ese período.

Normalmente, las empresas realizan las estimaciones en base al flujo de caja mensual. Sin embargo, también es posible elaborar flujos de caja diarios, semanales o quincenales para realizar pronósticos acordes a las necesidades de la empresa.

Pronosticar las entradas de efectivo

En segundo lugar, se debe proyectar la cantidad de efectivo que ingresará a la empresa. Un factor clave para ello es pronosticar las ventas, las cuales se basan en los ingresos obtenidos en los últimos meses y las nuevas perspectivas existentes.

Sin embargo, es necesario indicar que siempre habrá fluctuaciones debido a diversos factores. Por ejemplo, los cambios en el mercado, la competencia, la variación de la demanda, entre otros.

Pronosticar las salidas de efectivo

Tras determinar las entradas de dinero, se debe realizar el mismo proceso con las salidas de efectivo. Esto incluye los gastos fijos y variables en los que incurre la empresa. Entre los gastos principales se encuentran:

• Pagos a proveedores

• Las nóminas de sueldos.

• Reparación de edificios y mantenimiento de equipos.

• Marketing publicitario.

• Alquiler.

• Pagos de préstamos.

• Pagos de impuestos.

Este punto es importante, pues ayudará a los responsables financieros a tomar mejores decisiones para la empresa, proteger las relaciones comerciales y comprender mejor a que se está destinando el dinero.

Calcula el saldo del presupuesto de caja final

La suma del saldo inicial y los ingresos menos los egresos, nos dará el flujo de caja económico o flujo de caja operativo. Luego, determinamos el efecto del financiamiento, resultante de la obtención de nuevos préstamos y los pagos de éstos, el cual -sumado al flujo de caja económico- nos dará el flujo de caja financiero (saldo final).

Las operaciones ordinarias de la empresa deben generar saldos de caja positivos. Sin embargo, pueden haber períodos cortos (días o semanas) deficitarios de liquidez, en función del ciclo del negocio, pero éstos deben ser temporales o coyunturales, no estructurales.

*Arturo García es docente en los Programas en Finanzas de ESAN. 

Si quieres conocer más sobre este tema, participa en los programas en Finanzas de ESAN.

Fuentes:

Torre A. (2015). Aplicación del presupuesto de caja en las microempresas del Callao en el 2013 [PDF]

Glucki M. (2022, 23 de febrero). 7 steps to create your cash flow budget. Liquid Capital Corp.

Aspire. 6 Easy Steps to Create Cash Budget for Your Business.

Tuovila A. (2021, 8 de febrero). Cash Budget. Investopedia.