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Oficina de proyectos: estructura y objetivos
Oficina de proyectos: estructura y objetivos
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La oficina de gestión de proyectos o PMO (Project Management Office) es una entidad dentro de una empresa cuyo objetivo es dirigir de forma coordinada y centralizada la ejecución de proyectos en su jurisdicción. Busca estandarizar todos los procesos que envuelven dichos proyectos, proporcionar herramientas de gestión, dar seguimiento al desarrollo de los mismos, evaluar los riesgos, etc.
"Se trata de una estructura responsable del desarrollo e implementación de la gestión de proyectos en la compañía". Así lo indica Roque Rabechini Junior, docente del curso Oficina de proyectos y administración de portafolio del PEE de ESAN. "Es, en suma, un punto de encuentro responsable por la gestión de proyectos en la organización", sostiene el experto.
La estructura de una PMO
Esta puede variar de acuerdo con los tipos de oficinas de proyectos; el académico resalta tres de ellos. El primero es el Tipo C: una oficina de apoyo al gerenciamiento de proyecto. "Hace uso del acompañamiento de indicadores de desempeño y la elaboración de informes, sin influir la forma en cómo los proyectos son conducidos. Es el más táctico de todos", señala.
El segundo es el Tipo B; también es de apoyo a la gerencia, pero con algunas diferencias fundamentales. "En este se destaca su capacidad para desarrollar procedimientos, metodología y capacidades a los gerentes de proyectos. Su atención está enfocada en la organización", añade Rabechini.
Por último, existe el Tipo A. Se trata de una oficina estratégica que opera a nivel corporativo, coordinando y definiendo políticas para todos los proyectos dentro de la compañía. "Así se administra el portafolio corporativo y se da auxilio a las oficinas de Tipo C y Tipo B", agrega el especialista.
Los tres tipos de oficina pueden coexistir en una organización, o bien puede haber uno solo. Sus objetivos serán la supervisión y control eficaz de los proyectos, minimizando los problemas que puedan surgir, al mismo tiempo que se aseguran los avances. Además, la meta es también la integración de todos los profesionales que la conforman, quienes deben estar alineados con la cultura y políticas de la empresa.
Gracias al entendimiento de las metodologías que permitan la gestión de un proyecto, la compañía podrá expandir su negocio en diferentes aristas y así aumentar su rentabilidad. Sin embargo, un proyecto fallido traerá retraso y una inversión perdida que la organización tardará en recuperar.
Si quieres saber más sobre este tema, participa del curso Oficina de proyectos y administración de portafolio del PEE de ESAN.
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Fuentes:
Entrevista a Roque Rabechini Junior, docente del curso de Oficina de proyectos y administración de portafolio del PEE de ESAN.
Project Management Institute. "Achieving strategic organization objectives through a PMO".
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