El offboarding es el proceso de desvinculación laboral de un trabajador de una empresa, ya sea por decisión voluntaria del empleado o por rescisión contractual por parte de la organización.

Este proceso debería gestionarse de manera respetuosa, empática y lo menos conflictiva posible, de modo que ambas partes conserven una relación cordial, basada en el reconocimiento mutuo y la gratitud. El objetivo es que, incluso al cerrar un ciclo, prevalezcan los buenos recuerdos y se evite generar resentimientos o rupturas innecesarias.

El offboarding representa el proceso inverso al onboarding, que se enfoca en la adecuada integración de nuevos colaboradores, ayudándolos a adaptarse tanto en lo profesional como en lo personal, para que se identifiquen con la empresa, “vistan la camiseta con orgullo” y alcancen su máximo potencial.

Si hiciéramos un símil, el onboarding sería la bienvenida a una casa, mientras que el offboarding sería la despedida. En ambos momentos deben primar la empatía, el respeto y el honor entre los anfitriones (la empresa) y los huéspedes (los trabajadores).

Si bien el proceso de offboarding cuenta con metodologías y protocolos estandarizados, su aplicación debe adaptarse al perfil de cada trabajador involucrado. No es lo mismo desvincular a un colaborador con muchos años en la empresa que a uno recién incorporado; ni es comparable la salida de un trabajador de nivel gerencial con la de un operario. Asimismo, influyen factores como si la desvinculación fue voluntaria o impuesta por la organización, o si se trata de un talento de alto rendimiento frente a un perfil más estándar. Por ello, el offboarding debe ser un proceso flexible, sensible al contexto y centrado en la persona.

Entre los principales beneficios del offboarding bien gestionado para la empresa, destacan los siguientes:

1. Preservación del conocimiento organizacional (know how): Una desvinculación bien estructurada reduce el riesgo de fuga de conocimientos estratégicos, facilitando su documentación o transferencia antes de la salida del colaborador.

2. Fortalecimiento de la marca empleadora: Un trato digno y respetuoso durante la salida del trabajador proyecta una imagen positiva de la organización, tanto interna como externamente, posicionándola como un empleador responsable y humano.

3. Gestión de activos y recursos: Permite llevar a cabo un inventario ordenado de herramientas, dispositivos, accesos y materiales brindados al trabajador, garantizando una transición segura y eficiente.

4. Retroalimentación valiosa: A través de entrevistas de salida o espacios de conversación, la empresa puede obtener información clave sobre la experiencia del trabajador, sus percepciones, desafíos y oportunidades de mejora. Estos aprendizajes pueden servir como insumos valiosos para la gestión de futuras experiencias laborales.

Para el trabajador:

• Cerrar la experiencia laboral de la empresa en buenos términos no solo profesionales sino personales.
• Cumplimiento legal en el cierre del contrato, reconociendo y respetando escrupulosamente los derechos que la ley le asiste al trabajador.
• Ser apoyado en su empleabilidad en el mercado laboral, pues la empresa puede dar referenciar y garantizar su adecuado comportamiento laboral, si fuese requerido.
• Algunas etapas por seguir en el proceso de offboarding son las siguientes:

De la Planificación:

• Confirmación de salida del trabajador, sea por renuncia voluntaria, por jubilación o por decisión de la empresa.
• Designar un ejecutivo ad hoc para liderar el proceso personalizado. Este podría ser un jefe directo, un ejecutivo de Gestión de Talento Humano, un consultor externo.
• Establecer y comunicar al trabajador un cronograma tentativo a ser desarrollado.

De la preparación del reemplazo:

• Identificar las funciones y roles necesarios para reemplazar temporalmente al trabajador que se retira.
• Inventariar los diversos manuales, normas, reglamentos protocolos necesarios para el cumplimiento de dichas funciones y roles.
• Designar algún trabajador reemplazo que asuma el puesto dejado vacante
• De la gestión legal y normativa:
• Entrega de documentos laborales como certificados de trabajo, constancias diversas y documentos financieros.
• Cierre de obligaciones contractuales legales y beneficios del trabajador, como son la CTS, AFP, vacaciones, etc.

De la desvinculación operativa y organizacional:

• Recolección entrega de activos físicos, como laptop, instrumentos diversos, credenciales y accesos (señas o claves, o códigos).
• Revocar accesos a sistemas, redes, correos, plataformas, etc.
• Comunicar el fin de la relación laboral a stakeholders internos (área de seguridad, de mantenimiento, de TI) y también stakeholders externos (clientes, proveedores, entidades diversas, etc.)

De la despedida personal y emocional:

• Entrevista personalizada reconociendo todo los aportes y méritos aportados a la empresa, tanto profesionales como comportamentales
• Escuchando al trabajador como ha sido su experiencia, con transparencia y sinceridad, tanto lo bueno, lo malo y lo feo, que le tocó experimentar en la empresa.
• Recibir las sugerencias que el trabajador le daría de buena fe a la empresa para mejorar el engagement de los trabajadores.
• Ofrecer los tiempos, espacios y medios de comunicación e integración de la empresa para que el trabajador pueda compartir y despedirse oficialmente de sus compañeros.
• No perder el vinculo con el trabajador, ya que la vida puede dar vueltas y no es imposible que el trabajador en el futuro pudiese regresar a laborar en la empresa de la cual se está despidiendo.

El peor escenario en un proceso de offboarding es que se lleve a cabo de forma fría, deshumanizada o incluso cruel. En todo momento deben prevalecer las buenas prácticas, las cortesías y, sobre todo, el respeto por la dignidad del trabajador. Actuar con empatía y honor no solo engrandece a la empresa, sino que también dignifica la experiencia del colaborador que atraviesa esta etapa en su vida laboral.

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