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Los desafíos de implementar un programa de compliance
Los desafíos de implementar un programa de compliance
Los programas de compliance garantizan que las empresas operen con base en el cumplimiento de las leyes, las regulaciones los códigos de la industria y sus propias normas internas. ¿Cómo diseñar y aplicar estos programas en la organización?
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El compliance, o cumplimiento normativo, es un conjunto de procesos, políticas y buenas prácticas que muchas organizaciones se esfuerzan por implementar para garantizar que sus actividades se ajusten a la normativa vigente y los estándares éticos aplicables. Hoy, existen muchos casos mediáticos de grandes compañías que se vieron inmersas en escándalos de corrupción por la ubicuidad de las faltas de conducta corporativa.
Por ejemplo, en la primera década del 2000, se descubrió que los empleados del banco estadounidense Wells Fargo habían abierto cuentas no autorizadas a sus clientes, falsificado datos de contacto y fundado cuentas con dinero ajeno, entre otras malas prácticas. En el 2015, el gigante automotriz Volkswagen alteró los resultados de los controles técnicos de emisiones contaminantes en once millones de autos con motor diésel, mediante la instalación ilegal de un software, caso conocido como el Dieselgate.
Estos ejemplos evidencian que la falta de un programa de compliance bien diseñado e implementado conlleva desde perjuicios a la imagen de la empresa hasta cuantiosas sanciones monetarias. Para evitar esta situación, es recomendable seguir las pautas básicas que compartimos a continuación.
Paso a paso
Si una empresa quiere implementar un programa de compliance, puede seguir los siguientes pasos:
- Planificación y preparación. Es importante obtener el compromiso de la alta dirección para garantizar el éxito del programa, evaluar la situación de la empresa en términos de compliance, entender los requisitos regulatorios aplicables y diseñar una estructura clara de gobierno.
- Implementación. Es momento de establecer políticas y procedimientos que cumplan con la normativa aplicable. Luego, se implementarán los controles administrativos y técnicos necesarios.
- Ejecución. Esta etapa comprende la capacitación del personal respecto a las políticas y los procedimientos de compliance, el monitoreo continuo, las auditorías regulares que aseguren la conformidad y el establecimiento de un protocolo para manejar incidentes por incumplimiento.
- Mejora continua. Este último paso consiste en revisar y ajustar el programa de compliance a partir de los resultados obtenidos en las auditorías y los cambios regulatorios. Asimismo, se debe informar sobre su estatus a través de reportes que serán remitidos a la alta dirección.
Errores comunes
Durante el diseño y la implementación del programa de compliance, es importante evitar tres errores habituales:
- Confusión entre responsabilidad legal y eficacia. Si bien las políticas de compliance cumplen importantes funciones legales, su imposición en marcos legales podría limitar su capacidad de influir de manera positiva en el comportamiento del personal. En ese sentido, los empleados pueden suscribir un reconocimiento de las políticas corporativas de su organización sin haberlas leído ni comprendido, ya que incluso pueden estar redactadas en un lenguaje demasiado denso.
- Métricas inválidas. Es posible recopilar muchos datos sobre las distintas facetas de un programa de compliance, pero solo una parte de ellos se correlaciona de verdad con el impacto de dicho programa. Por ejemplo, si una empresa quiere medir la eficacia de sus capacitaciones, será importante considerar indicadores como el nivel de comprensión de las políticas y los procesos internos por parte de los empleados o las habilidades que suelen aplicar más durante sus jornadas.
- Encuestas al personal con datos sesgados. Los gerentes de compliance suelen emplear encuestas para evaluar la efectividad de sus programas. El reto asociado a esta herramienta radica en la posibilidad de obtener resultados sesgados y, por consiguiente, conclusiones erradas. Por ejemplo, un empleado que ha observado algún comportamiento deshonesto puede ser reacio a denunciar a sus colegas y optar por no responder a determinadas preguntas.
Para garantizar la efectividad de los programas de compliance a largo plazo, es importante actualizarlos en sintonía con los desafíos regulatorios que atraviesa el mercado actual.
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Referencias
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