Aunque se elabore una planificación de presupuestos con diversos mecanismos y herramientas para que el proyecto sea rentable, no es posible determinar con certeza todos los costos que se originarán en el camino. No obstante, los directores del proyecto pueden generar estrategias para reducir costos, lo que contribuirá a que la cuenta final no sobrepase lo planeado inicialmente. Pero, ¿qué procesos pueden emplear para este objetivo?

1. La identificación y análisis de los costos iniciales. Es fundamental aumentar la precisión para identificar cada uno de los costos y así disminuir cualquier riesgo o incertidumbre. Si es posible, es mejor invertir y destinar mayores esfuerzos a la etapa de planificación que invertir por costos no analizados correctamente y que pueden afectar, de manera esporádica, el éxito del equipo.

2. Medición de tiempos. A través de este proceso es posible conocer los tiempos que se le dedican a diferentes factores, como los derivados de la productividad, la culminación de actividades, el tiempo considerado no productivo, el tiempo de actividad total, etc. Con este reporte de horas y frecuencias, la planificación de costos será más eficaz.

3. Realizar una auditoría frecuente. En todo momento (antes, durante y en la culminación), es necesario saber en qué estado se encuentra el proyecto en términos de gastos. A través de este monitoreo se pueden revisar las causas que están generando sobrecostos para así desarrollar medidas para prevenir este y otros problemas similares.

4. Mecanismos de negociación. Como el mercado siempre es cambiante, los directores del proyecto pueden renegociar precios con proveedores, socios o clientes involucrados. Para esto se necesitan habilidades de comunicación, negociación, liderazgo y persuasión, además de un profundo conocimiento del mercado actual.

5. Potenciar la gestión de procesos. Analizar solo los aspectos financieros no es suficiente para identificar los problemas que afectan el presupuesto. Muchos cuellos de botella, erróneas distribuciones de responsabilidades o procesos comerciales mal planeados influyen y generan un sobrecosto. Es necesario realizar un trabajo integrado con diversas áreas de la empresa para proponer soluciones.

Conseguir costos bajos es una gran ventaja, pero ante un mercado tan volátil y competitivo, muchas veces surgen pormenores. Es por ello que las compañías y los especialistas en la gestión de proyectos deben manejar todos estos factores con el objetivo de optimizar la inversión y todos los recursos destinados.

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Fuentes:

MyABCM. "5 sugerencias para reducir costos de manera eficiente en su empresa".

WorkMeter. "Gestión de proyectos y ahorro de costes".

OBS Business School. "Reducción de costes de proyecto en 5 claves".

Emprendedores. "28 formas de reducir costes en tu empresa".