En el contexto actual, en un mundo cada vez más tecnológico y menos jerarquizado verticalmente, es de suma importancia establecer procesos estructurados, interconectados, que puedan llevar a las organizaciones a obtener sus metas empresariales. Uno de ellos se relaciona con la gestión de compras: ¿por qué es tan importante contar con un área o departamento de adquisiciones?

Para el profesor Max Vargas, docente del Diploma Internacional en Gestión de Compras de ESAN, "el área de compras es fundamental y estratégica dentro de la empresa. Fundamental porque se encarga de todo el aprovisionamiento necesario para la compañía (maquinarias, equipo, economato, entre otras); estratégica porque es un área generadora de ahorro". 

Aprender a comprar, planificar, negociar y manejar correctamente la logística de una compañía es imprescindible para el éxito de esta. Las compras, sin importar el rubro de la empresa, implican una actividad esencial en el quehacer de la organización. "El comprador tiene un rol fundamental en toda empresa. Es el artífice, prácticamente, del crecimiento o caída de la misma", indica el especialista de ESAN.

Gracias a ellas se mantienen niveles de abastecimiento, de calidad y de competitividad; un buen departamento o jefatura de compras evita el desperdicio de materiales y garantiza la solvencia económica de la compañía. "Esta área debe ser manejada con prudencia, porque el ahorro consiste en prever qué es lo que se va a necesitar a futuro, de manera que pueda hacerse lo necesario para optimizar tiempos, cantidades y, sobre todo, tratando de que el flujo de caja de la empresa se mantenga constante", señala el docente Max Vargas.

La jefatura de compras contribuye a un adecuado manejo de los recursos (materiales y humanos), optimización de tiempos y crecimiento de la producción. "El comprador siempre tiene que estar a disposición de los clientes internos (las áreas que le solicitan material) y de los clientes externos (proveedores), ya que una empresa no vive sin proveedores", apunta el especialista de ESAN.

Así mismo, el personal de esta área debe tener criterio para identificar lo que se necesita y también para determinar cuáles son los mejores proveedores para solventar esa necesidad. Para Max Vargas, experto en Operaciones, Logística y Supply Chain Management, el comprador debe "identificar alianzas estratégicas y buscar el compromiso del proveedor. Esta persona genera un flujo de caja adecuado, que toma en cuenta las compras de emergencias, ineludibles, y previene este tipo de situaciones gracias a sus acciones".

Cabe destacar que una buena implementación de esta área toma en cuenta el planeamiento de ventas y operaciones (S&OP), así como la planeación de la demanda para tomar las decisiones logísticas adecuadas. También abarca procesos de producción, inventario, políticas de stock, manejo de lotes, entre otros aspectos.

Si bien existen diversos factores para que una empresa se consolide en su mercado, la jefatura de compras juega un rol imprescindible en este ejercicio. Con personal orientado a la innovación, la creación de diversos procesos internos y el uso de tecnologías para mejorar todas las operaciones, los beneficios de contar con una buena área de compras se harán presentes en un mejor servicio, al final de la cadena operativa, y en el aumento de la rentabilidad. 

Aprende más en el Diploma Internacional en Gestión de Compras de ESAN.

Fuentes:

Entrevista al profesor Max Vargas del Diploma Internacional en Gestión de Compras de ESAN.

Ronald Huerta-Mercado Herrera; Flor Gabriela Rafaile Estrada. "Mejora en el control de inventarios en una empresa de tela sintética para optimizar la gestión de compras"

Belén Stefania Ortega Aroca; Carlos Alberto Rugel Carranza y Fernando Dávila Medina. "Manual de procedimientos para el área de compras de la compañía ORODELTI S.A." 

Avanti. "Departamento de compras. ¿Cuál es su objetivo?"