De acuerdo con lo establecido por la legislación procesal peruana, el empleador —en su condición de demandado— tiene el deber de probar que cumplió con las obligaciones laborales a su cargo, generadas durante toda la relación laboral. Recordemos que este deber nace del principio de la inversión de la carga de la prueba que busca facilitar la actuación de los trabajadores en el reclamo de sus derechos laborales.

Esta carga probatoria invertida adquiere mayor importancia porque el trabajador tiene la posibilidad de reclamar sus derechos laborales por la vía judicial hasta cuatro años después de extinguido el vínculo de trabajo. Esta podría ser una gran complicación para los empleadores que tienen la obligación de probar cumplimientos de muchos años atrás. Frente a este posible exceso, la legislación peruana presenta una solución.

En efecto, en el marco del Decreto Legislativo n.o 1310, se volvió a establecer que los empleadores tenían la obligación de conservar la documentación vinculada con obligaciones laborales por un plazo máximo de cinco años. Esto significa que los empleadores deberán guardar documentación laboral, entiéndase, boletas de pago, constancias de depósito, entre otros, por un tiempo definido.

Como antecedente, el Decreto Supremo n.o 1-98-TR, que reguló la obligación de los empleadores de llevar planillas de pago, precisó en su artículo 21 que los empleadores se encontraban obligados a conservar sus planillas hasta por cinco años después de efectuado el pago. Incluso se reguló que “luego de transcurrido el indicado plazo, la prueba de los derechos que se pudieran derivar del contenido de los citados documentos, será de cargo de quien alegue el derecho”. Es decir, ya existía una norma donde se establecía una temporalidad de la obligación de mantener información/documentación laboral y que, pasado dicho plazo, la carga de la prueba se trasladaba a quien alegara reclamar algún derecho relacionado o que pueda ser probado con tal documentación.

En el mismo sentido, el artículo 5 del Decreto Ley n.o 25988, modificado por la Ley n.o 27029, dispuso que “los empleadores o las empresas cualquiera que sea su forma de constitución […], estarán obligadas a conservar los libros, correspondencia y otros documentos relacionados con el desarrollo de su actividad empresarial, por un periodo que no excederá de 5 (cinco) años contado a partir de la ocurrencia del hecho o la emisión del documento o cierre de las planillas de pago, según sea el caso […] En todo caso, inclusive en lo relativo a materia laboral, luego de transcurrido el mencionado período, la prueba de los derechos que se pudieran derivar del contenido de los documentos citados, será de quien alegue el derecho”.

Como se puede apreciar, el sistema normativo peruano, desde hace varios años atrás, establece una temporalidad para la conservación de documentación laboral. Resulta llamativo que, en todas estas normas, se haya establecido como plazo máximo de conservación un periodo de cinco años (plazo razonable). Además, se impone la obligación de que quien reclame sea quien presente los medios probatorios que sustenten su derecho.

Parece algo sencillo de entender y aplicar. Sin embargo, a través de diversas sentencias, la Corte Suprema ha resuelto en sentido contrario e indicado que es responsabilidad del empleador demostrar el pago de los conceptos por periodos que sean considerados muy antiguos (más allá de los cincos años). De no poder hacerlo, se entenderá que la empresa no ha cumplido con el pago de lo reclamado.

Este criterio se aleja de la normativa aplicable y asume que el hecho de no contar con documentación de, por ejemplo, más allá de diez años, significa que la empresa es deudora de los conceptos reclamados. El perjuicio puede ser —y es en varios casos que hemos visto— muy grave, ya que el empleador, a pesar de haber sido diligente con pagar las remuneraciones, los beneficios o cualquier otro ingreso en su debida oportunidad y haber mantenido la documentación por el tiempo que establece la normativa se ve expuesto a que un extrabajador, alimentado por la mala fe y por el errado criterio de algunos de nuestros interpretes judiciales, decida demandar sin sustento alguno la falta de pago de algún concepto. Así, se generaría no solo un doble pago (más los intereses legales impuestos en este tipo de materias), sino un enriquecimiento indebido, sustentado solo en la falta de medios probatorios.

No obstante, al parecer no todo lo resuelto es perjudicial. Por ejemplo, a través de la Casación n.o 3131-2022-La Libertad, como en otros pronunciamientos, se discutía si le correspondía al trabajador el pago de horas extras de periodos correspondientes a 26 años atrás. En este punto, el colegiado advirtió que “con criterio prudente y de razonabilidad se concluye que el demandante ha realizado una hora extra diaria y seis feriados por año completo y de un domingo al mes, únicamente por el periodo de cinco (5) años anteriores a la fecha del cese del trabajador, es decir, se desestima el periodo comprendido desde el quince de enero de mil novecientos noventa al treinta de diciembre de dos mil once (subrayado propio)”.

Incluso en procesos en los que las AFP reclaman el pago de aportes previsiones por periodos mayores a los cinco años, ya se está tomando el criterio de que, además de la prescripción de la acción real, la empresa no tiene la obligación de contar con información/documentación laboral por más de cinco años.

Es curioso cómo en este país se intenta crear criterios que incluso van en contra de lo que indica nuestra legislación y que, a fin de cuentas, solo crean inseguridad jurídica. ¿Los empleadores deberán mantener la documentación laboral por más de cinco años por el miedo a que existan demandas declaradas procedentes en los que se reclamen periodos antiguos? ¿Debemos hacer caso a lo que se señala de manera expresa en nuestra normativa?

La respuesta parece ser clara, pero no para todos los jueces, que deberían, en su propia calidad de juzgadores, aplicar la normativa y no crear responsabilidades o figuras jurídicas que abren todo un abanico de posibilidades de demandas fundadas en la mala fe y solo generan un gasto administrativo, la posibilidad de un doble pago sobre una infinidad de conceptos reclamables y la inseguridad jurídica a los justiciables sobre qué hacer con la normativa vigente. ¿Le hacemos caso a la literalidad de la normativa o actuamos en base al miedo de las resoluciones judiciales?

Lee la nota completa aquí.