Evaluar y establecer las prioridades, además de planificar tus horarios eficazmente, son factores claves para aumentar tu productividad y rendimiento. Sin embargo, existen ciertas herramientas claves que ayudan directamente a gestionar el tiempo, un aspecto fundamental para encontrar el equilibrio entre la vida personal y profesional.

Directrices fundamentales para alcanzar el balance

Omar Guevara, docente del curso Gestión del Tiempo: ¿cómo hacer lo que realmente importa? del PEE de ESAN, señala que los siguientes aspectos son importantes para alcanzar un buen equilibrio en el manejo del tiempo:

• Identificar y conceptualizar los valores gobernantes.
• Reconocer y planificar las actividades que te permitirán alcanzar las metas importantes.
• Empezar el día estableciendo las tareas a realizar en orden de importancia.
• Identificar tus roles claves, en cada una de las dimensiones de tu vida.
• Realizar constantemente evaluaciones posteriores sobre tu desempeño, en función a estas directrices.

Herramientas clave para la gestión del tiempo

Los instrumentos para el manejo adecuado de los tiempos tienen varios objetivos. Entre ellos están la medición de la eficacia, la planificación directa, el seguimiento de las actividades a realizar y la facilitación del trabajo. Algunas de los más importantes en la actualidad son los siguientes:

1. Harvest. Es una aplicación para dispositivos móviles, la cual te brinda la opción de realizar un seguimiento del tiempo y dinero que inviertes en proyectos, clientes, tareas individuales, etc. Se trata de una herramienta de gestión empresarial muy útil, sobre todo, para emprendedores que inician su labor en el mundo de los negocios.

2. Herramienta GTD. Es un método de gestión de actividades centrado en crear pequeñas listas de tareas y almacenarlas en secciones específicas. Este instrumento es desarrollado por el mismo individuo y está basado en tres partes. La primera es almacenar y colocar las actividades a realizar en un orden prioritario. La segunda consiste en organizar todas estas tareas según su tipo en secciones distintas. Por último, se revisa las listas frecuentemente para reubicarlas o actualizarlas. Así se conseguirá ahorrar mejor el tiempo disponible.

3. Diagrama de Gantt. Es una herramienta gráfica que ordena y muestra el tiempo de dedicación a proyectos de todo tipo a través de un periodo determinado. Una forma de realizarla es por medio de Excel, pero otros programas como Kplato o Gantt Project permiten graficar el diagrama de forma más compleja.

4. Basecamp. Es un programa tanto para dispositivos móviles como de escritorio. Está orientado a gestionar actividades de un grupo de personas, de manera colaborativa. Tiene opciones para empresas así como para ordenar actividades rutinarias.

5. Rescue Time. En la vida cotidiana es muy fácil distraerse y disminuir la productividad. Este instrumento ayuda a entender qué es lo que resta rendimiento a una persona. Su funcionamiento es simple, pues solo se instala en el ordenador o móvil y se ejecutará en segundo plano para así rastrear los programas y páginas web que se abren. Luego, brinda un informe detallado sobre el tiempo dedicado a cada uno de ellos.

Todas estas herramientas son muy útiles para aquellos que aún no encuentran la manera correcta de administrar su tiempo. El crecimiento de la tecnología, su inmediatez y eficacia son un apoyo fundamental en el cumplimiento de las metas personales y la obtención una vida equilibrada.

Si quieres saber más sobre este tema, participa del curso Gestión del Tiempo: ¿cómo hacer lo que realmente importa? del PEE de ESAN.

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• Gestión del tiempo: ¿cómo hacer lo que realmente importa?

Fuentes:

Entrevista a Omar Guevara, docente del PEE Gestión del Tiempo: ¿Cómo hacer lo que realmente importa? en ESAN.

Euroforum. "Herramientas de gestión del tiempo: tus nuevas aliadas en el trabajo".

Web Empresa 20.com. "Administración del tiempo: 14 herramientas para mejorar la productividad".

Kiply. "Gestión del tiempo: los principales métodos".

WorkMeter. "5 Métodos para Mejorar la Gestión del Tiempo en tu Empresa".