¿Cuáles son los pasos a seguir en la definición de un proyecto y quiénes deben participar en el proceso?

Lo primero que se debe hacer es definir adónde se quiere llegar y, a partir de ahí evaluar la manera de llegar, los recursos que son necesarios para hacerlo y comenzar a realizar un plan.

La gestión de proyectos es una disciplina transversal que necesita concreción en cada uno de los sectores. Los pasos a seguir siempre pasan por definir hacia dónde se quiere llegar y crear un plan que sea viable. En este plan se debe tener en cuenta los recursos que se disponen y definir la estrategia apropiada.

¿Cuál es la parte más complicada en esta planificación?

Normalmente son las personas. Gestionar equipos se convierte en un elemento clave para la realización de los proyectos. Esto, junto con la gestión de la incertidumbre, representa un entorno más complejo y cambiante. Cada vez los planes que se realizan duran menos, cambian más rápidamente, se requiere adaptación, realizar planificaciones a corto plazo y mucha flexibilidad.

En un entorno tan difícil de prever con certeza, ¿cómo introducir los problemas en la planificación de los proyectos?

Cuando el proyecto ya está definido se puede hacer de dos maneras: pensando que los cambios son un problema o dando la bienvenida a los cambios. Entonces cada vez más debemos generar planificaciones flexibles que se adapten a estos cambios y en los entornos muy relacionados con la tecnología, en los entornos muy cambiantes, no tiene muchas veces sentido planificar más allá de cinco o seis semanas.

Se debe realizar planificaciones muy cortas, muy flexibles y generar productos continuamente. Esa es la manera de enfrentarse a las situaciones más caóticas.

¿Qué personal de una empresa puede y debe participar en la planificación de una estrategia?

Los tiempos de la planificación estratégica realizada solo por la dirección general han pasado a mejor vida. Ahora se realiza con la participación de toda la empresa. La mayoría de los trabajadores de los mandos directivos están en contacto con los clientes, con la realidad, por lo que la planificación estratégica debe ser colaborativa. No debe ser una planificación estratégica top down, como lo era hace muchos años, sino una planificación estratégica bottom up.

¿Son metodológicamente distintas la planificación estratégica y la planificación de un proyecto específico?

En esencia es lo mismo. Lo que cambia es el grado de incertidumbre que estás manejando. Normalmente los proyectos están mucho más cercanos al resultado, a la técnica y por tanto la planificación es mucho más concreta. Una planificación estratégica es mucho más visionaria y siempre habla de generalidades o de elementos mucho más intangibles. Uno habla de los resultados que consigue la empresa por el proyecto, y en el proyecto de lo que hablas es de los resultados que da el proyecto por la actuación de las personas.

¿En qué son similares?

Cuando se gestiona un proyecto o una planificación estratégica se define una situación futura. Lo que cambia es la manera de detallar los pasos para llegar de una a la otra. Es de mucho más alto nivel la estratégica y a nivel mucho más detallado la planificación del proyecto.

Uno de los cambios que se están produciendo en la gestión de proyectos es que el entorno es menos predictivo. Lo que se está produciendo es una flexibilización en los sistemas de planificación. Las planificaciones están mucho más orientadas a la flexibilidad y no tanto a un plan maestro que hay que seguir de manera rígida.

Entonces las personas que gestionan el proyecto ya no son los expertos que lo saben todo y que tienen que hacer que el equipo haga todo lo que ellos digan, sino que se están convirtiendo en facilitadores, porque muchas veces manejan personal que sabe mucho más que ellos.

¿Cuáles son las herramientas que se usan para facilitar el trabajo del equipo?

En los equipos altamente eficientes liderados por un facilitador deben tener  multifuncionalidad. Todos deben de ser capaces de realizar la mayoría de las tareas y deben tener una responsabilidad compartida.

A nuestros lectores, ¿considera usted que las empresas de ahora se están adecuando a los cambios en cuanto a planificación estratégica?

Esta entrada contiene una entrevista a:

Albert Cubeles

Responsable Académico en la escuela de negocios de La Salle Campus Barcelona. Interesado en project management, social media, innovación y startups.

Profesor de la XXVI Semana Internacional de ESAN