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¿Cómo realizar una auditoría interna de gestión de calidad de manera efectiva?
¿Cómo realizar una auditoría interna de gestión de calidad de manera efectiva?
El 40 % de los directores y gerentes de auditoría a nivel global cree que sus funciones tienen un fuerte impacto en sus organizaciones. ¿Cómo aplicar este proceso de manera efectiva en los procesos de gestión de calidad?
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Las auditorías internas de gestión de calidad son evaluaciones que permiten comprobar que los procesos de creación de productos o generación de servicios van acorde a los objetivos del Sistema de Gestión de Calidad (SGC).
Su implementación es importante, pues ayudan a encontrar fallas y errores que pueden ser tomados en cuenta para realizar acciones correctivas que mejoren la eficacia de la empresa. Pero, ¿cómo realizar auditorías internas de gestión de calidad de manera efectiva? Para ello, deben seguir los pasos:
1. Planificación
Realizar una planificación minuciosa es clave para el éxito de la auditoría interna de gestión de calidad. El primer paso es diseñar y establecer un plan, que servirá como hoja de ruta durante la ejecución de la auditoría. Todas las actividades y acciones que se realicen deberán estar señaladas en un cronograma, en el cual se detallarán los procesos, departamentos y productos que serán auditados. En esta etapa, el auditor también deberá identificar toda la documentación que necesitará, como políticas o procedimientos de gestión de calidad, y el alcance y los objetivos que se esperan alcanzar con el desarrollo de la misma.
2. Comprometer a la alta dirección
La falta de compromiso de la alta dirección puede poner en riesgo los resultados de la auditoría interna de la gestión de calidad. Los ejecutivos deben estar convencidos de la importancia de llevar a cabo este proceso y de destinar los recursos necesarios para que sea realizado de manera óptima. Según el estudio Global audit committe survey, elaborado por Deloitte, el 9 % de presidentes y miembros de los comités de auditoría considera que los presupuestos son una barrera para lograr un mayor impacto de la auditoría interna en sus organizaciones. Por ello, es importante que los directores entiendan que son los principales responsables de promover una cultura de mejora continua en la empresa.
3. Ejecución
La ejecución de la auditoría debe empezar con una reunión donde se informe sobre los objetivos de la misma. Luego, el auditor seleccionará las vías por las cuales se recolectará la siguiente información: revisión de registros, conversaciones con los empleados, análisis de datos claves del proceso, entre otros. Esto tiene como finalidad recopilar evidencia de que el proceso está funcionando según lo establecido en el SGC, y si es efectivo para alcanzar los resultados esperados por la organización. Durante este proceso, también se debe identificar las áreas que no estén funcionando correctamente y cuáles podrían hacerlo mejor si se realizaran cambios.
4. Presentación de los resultados
En esta etapa, el equipo a cargo se reúne para revisar las áreas en las que se han identificado fallas y, a partir de ello, elaborar recomendaciones para corregir los problemas de gestión de calidad. Esta información deberá estar incluida en el informe final de resultados de la auditoría interna.
Cabe destacar que en este tipo de auditoría interna se pueden identificar tres tipos de resultados:
- No conformidades. Hace referencia a los problemas individuales generados a partir de presentarse una diferencia entre los resultados y los compromisos adquiridos. Es decir, se evalúa si el proceso cumple con los requisitos exigidos por las Normas Internacionales o si se está realizando de acuerdo a los parámetros establecidos.
- Acciones de seguimiento. El auditor debe verificar si las acciones correctivas o preventivas dispuestas en auditorías anteriores han sido puestas en práctica para determinar su efectividad.
- Informe general. En esta parte, se consolidan los hallazgos y recomendaciones para solucionar los problemas encontrados. También, se especifican las acciones correctivas o preventivas que deberá considerar el próximo auditor.
5. Seguimiento
En este paso, se supervisa la corrección de errores y se evalúa si la auditoría interna ha tenido éxito. Para ello, será necesario evaluar periódicamente los resultados de los cambios realizados y cuál ha sido su impacto en la empresa. De acuerdo a Deloitte, el 40 % de los directores y gerentes de auditoría a nivel global cree que sus funciones tienen una fuerte influencia en las organizaciones donde laboran.
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Fuentes:
Auditoría de calidad: En qué consiste, tipos y cómo realizarla
5 Pasos para una auditoría interna de calidad efectiva
The 4 key steps in quality audits
6 Key Steps for Performing an Internal Quality Audit
Five Main Steps in ISO 9001 Internal Audit
Nueve formas de fortalecer el impacto y la influencia de la Auditoría Interna en la organización
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