El éxito de la gestión agrícola depende de una planificación eficaz. Como parte de esta labor, es importante establecer un presupuesto acorde a la realidad de cada empresa. Asimismo, es clave proyectar escenarios realistas para garantizar el cumplimiento de las metas financieras. En este artículo, se explicarán los cuatro pasos básicos para establecer un presupuesto agrícola, junto con algunos ejemplos aplicados a la realidad. 

Paso 1: Definir el alcance del presupuesto

El alcance de un presupuesto agrícola tiene un vínculo estrecho con el plan estratégico de la empresa, pues constituye una herramienta que traduce sus objetivos en metas productivas y financieras concretas. No es un instrumento aislado, sino componente esencial de la gestión integral del negocio.

En el caso de una empresa en marcha, con cultivos ya establecidos, el primer aspecto del alcance consiste en definir la campaña agrícola: determinar los periodos de cosecha en meses, semanas y días. Esta definición es crítica, ya que un desfase en las fechas de producción puede impactar de manera directa en los márgenes de rentabilidad, debido a que la superposición o descalce con las ventanas comerciales repercute en los precios de venta y en la estrategia comercial asociada.

En esta etapa, resulta fundamental precisar la superficie productiva disponible y el volumen proyectado de producción en un horizonte temporal determinado. A partir de esta base, el presupuesto incorpora el plan agrícola, que abarca las labores de campo, la programación de mano de obra, la asignación de insumos y las posibles modificaciones en la superficie cultivada, como la instalación de nuevas áreas o el retiro de hectáreas improductivas.

El alcance también incluye la cuantificación financiera de todas estas decisiones. Ello implica determinar los costos asociados, plasmarlos en un modelo numérico y evaluar si la caja de la empresa es suficiente para sostener la campaña o si será necesario recurrir a capital de trabajo adicional. Al trasladar el presupuesto a un flujo de caja proyectado, la organización obtiene una visión anticipada de sus ingresos, egresos y rentabilidad esperada, lo que permite tomar decisiones con mayor fundamento y reducir la incertidumbre propia de la actividad agrícola.

Paso 2: Identificar y clasificar los costos principales

Una vez definido el alcance del presupuesto, es indispensable establecer un ordenamiento de los componentes del costo de producción, que responden tanto a las necesidades operativas de las áreas de producción como a las metas comerciales proyectadas. A partir de este análisis, se determinan los gastos operativos (OPEX, por sus siglas en inglés) y las inversiones de capital (Capex, por sus siglas en inglés), ambos fundamentales para cumplir con los objetivos de la empresa.

En el caso específico del presupuesto agrícola, los costos pueden clasificarse en:

• Costos de campo. Son el núcleo del proceso productivo y se dividen en:
  • Costos directos (variables). Están vinculados de manera inmediata con la producción agrícola. Incluyen la mano de obra de labores específicas y planificadas durante el año, los fertilizantes, los agroquímicos, el consumo de agua y energía, los servicios de maquinaria agrícola (tractores u otros equipos) y el transporte de personal. Estos rubros concentran la mayor proporción del gasto en el campo.
  • Costos indirectos (fijos). No se asocian de forma directa con la producción de cada unidad, pero son imprescindibles para la operación. Comprenden los sueldos de los ingenieros de campo, los supervisores y el personal de soporte y control de calidad, así como el mantenimiento de maquinarias, la seguridad del fundo y las asesorías técnicas.
• Gastos administrativos. Corresponden a las áreas de soporte organizacional y garantizan la continuidad del negocio. Aquí se incluyen las funciones de gerencia general, finanzas, gestión humana, contabilidad y tesorería. Aunque su peso relativo respecto al total de costos suele ser menor, requieren una planificación cuidadosa. Los principales rubros abarcan sueldos del personal administrativo, alquileres de oficinas, servicios de asesoría y auditorías financieras.
• Inversiones de capital (Capex). El presupuesto de inversión constituye un componente diferenciado, pero esencial. A través del Capex, se determinan las inversiones estratégicas necesarias en el escenario actual para generar beneficios futuros, como la ampliación de áreas de cultivo, la instalación de sistemas de riego tecnificado, la adquisición de maquinaria o la construcción de infraestructura de almacenamiento. 

La aprobación del presupuesto agrícola no solo exige evaluar la necesidad inmediata, sino también la coherencia con el plan estratégico de la empresa. En muchos casos, estas inversiones demandan financiamiento adicional de mediano o largo plazo y el otorgamiento de garantías, según la magnitud del proyecto. Por ello, el Capex debe analizarse con criterios de rentabilidad esperada, horizonte de recuperación y sostenibilidad financiera.

En conclusión, la adecuada identificación y clasificación de costos y gastos, junto con la definición del OPEX y el Capex, no solo permite estructurar un presupuesto agrícola realista, sino que también facilita la asignación eficiente de recursos, la toma de decisiones estratégicas y el control de desviaciones en la ejecución.

Paso 3: Proyectar ingresos realistas con escenarios

Uno de los mayores desafíos al elaborar un presupuesto agrícola consiste en estimar ingresos realistas. Este proceso implica identificar un punto de equilibrio entre la incertidumbre inherente a la actividad agrícola y la necesidad de contar con proyecciones confiables para la toma de decisiones. En este sentido, la construcción de escenarios se convierte en una herramienta fundamental de la gestión presupuestal.

En el ámbito agrícola, los principales indicadores que determinan los ingresos son:

• Volumen de cosecha por hectárea (rendimiento físico). Se expresa en kilos por hectárea y constituye la base de la proyección de ingresos.
• Eficiencia o calidad de producción. Se refiere a la proporción de la cosecha que cumple con los estándares de calidad exigidos por el mercado. Una alta eficiencia implica un mayor volumen de producto con calidad exportable, lo que se traduce en mejores precios y mayor competitividad. Por el contrario, una reducción en la calidad, producto de mermas o defectos, disminuye el valor de venta y afecta los ingresos esperados.
• Condiciones de mercado y ventanas comerciales. La estacionalidad de los cultivos y el momento en que se logra colocar la producción en el mercado influyen de manera directa en el precio. Un adelanto o atraso en la cosecha puede generar diferencias significativas en los ingresos, sobre todo en productos destinados a la exportación, donde las ventanas comerciales son muy sensibles a la oferta y demanda globales.

Es importante destacar que el presupuesto es único y no se modifica durante el año, por lo que constituye la referencia con que, al final, se mide el desempeño de la empresa. A partir de este marco, se elaboran los forecast o proyecciones periódicas que sí varían mes a mes, en función de la coyuntura productiva y comercial, y permiten un control dinámico de la gestión.

Durante el proceso presupuestal, es indispensable plantear diferentes escenarios (optimista, base y pesimista) analizar su impacto sobre los resultados. Sin embargo, el escenario que se adopta como presupuesto debe ser producto de un proceso de consenso entre la gerencia general y los principales responsables de área (producción, finanzas y comercial, entre otros), para garantizar que los objetivos definidos sean alcanzables, alineados con la estrategia corporativa y sostenibles en el tiempo.

En conclusión, la proyección de ingresos mediante escenarios no solo fortalece la capacidad de anticipación frente a riesgos e incertidumbres, sino que también asegura la coherencia entre la planeación presupuestal, el control de gestión y la estrategia organizacional.

• Ejemplo 1: Proyección de ingresos en uva de mesa. Supongamos que una empresa registra cien hectáreas de uva de mesa en producción. Para el año presupuestal, se plantean tres escenarios de ingresos en función de las variables críticas: rendimiento (kg/ha), eficiencia comercial (porcentaje de fruta exportable) y precio de venta (USD/kg).

Cuadro 1: Proyección de ingresos por escenario

En este ejemplo:

El presupuesto oficial se define en el escenario base, tras el consenso entre la gerencia general y los responsables de producción, finanzas y comercial. Este será el único objetivo del año con el que se medirá el desempeño real.

A lo largo de la campaña, los forecast mensuales pueden mostrar variaciones frente al presupuesto inicial. Por ejemplo, una helada inesperada podría reducir el rendimiento a 21 000 kg/ha y obligaría a ajustar el forecast a la baja, aunque el presupuesto anual se mantenga inalterado como punto de referencia.

Este contraste entre presupuesto estático y forecast dinámico permite a la empresa identificar desviaciones, evaluar su impacto financiero y tomar medidas correctivas oportunas (renegociación de contratos, ajuste en gastos o reprogramación de ventas).

• Ejemplo 2: Proyección de ingresos en mandarina. Supongamos que una empresa posee ochenta hectáreas de mandarina destinadas sobre todo a la exportación. Los ingresos dependerán de tres variables críticas: rendimiento (kg/ha), eficiencia comercial (fruta exportable) y precio de venta (USD/kg).

Cuadro 2: Proyección de ingresos por escenario

En este caso:

1. El presupuesto oficial se establece en el escenario base, tras la validación de la gerencia general y las áreas involucradas. Este será el referente anual contra el cual se medirán los resultados.
2. Dado que la cosecha de cítricos se extiende por varios meses, el impacto de las ventanas comerciales es distinto al de la uva: la estacionalidad permite cierta flexibilidad en la colocación de fruta, pero también expone al riesgo de caída gradual de precios si la oferta internacional aumenta.
3. Los forecast mensuales permiten reflejar estas variaciones. Por ejemplo, si en un mes clave, la fruta presenta problemas de calibre y la eficiencia exportable baja al 70 %, el forecast ajustará los ingresos a la baja, aunque el presupuesto anual se mantenga invariable.

Este ejemplo muestra cómo la naturaleza del cultivo condiciona la construcción de escenarios. En el caso de la uva, la campaña es más concentrada y los riesgos se concentran en una ventana corta. En el caso de la mandarina, la campaña es más escalonada, lo que exige un monitoreo constante de calidad, mercados y precios a lo largo de varios meses.

Paso 4: Establecer un monitoreo y control permanentes

El seguimiento constante del presupuesto constituye un elemento esencial de la gestión financiera agrícola. La comparación entre lo planificado y lo ejecutado permite identificar desviaciones y analizar sus causas. Para ello, lo más recomendable es establecer comités de seguimiento mensuales, en los que cada área funcional presente la evolución de sus indicadores y explique las variaciones en ingresos, costos y gastos.

En el sector agrícola, donde la productividad y los precios están expuestos a cambios frecuentes, es fundamental que estas desviaciones se mantengan dentro de los márgenes de tolerancia definidos al inicio del proceso presupuestal. Cada empresa conoce la naturaleza de sus cultivos y los riesgos asociados, por lo que debe determinar de antemano los límites de variación aceptables.

Un aspecto clave del control es el uso del forecast como herramienta complementaria al presupuesto. Mientras que el presupuesto es único, fijo y constituye la base para medir la gestión anual, el forecast se actualiza de forma periódica, sobre todo con una frecuencia mensual, para reflejar la coyuntura productiva y comercial. Así, la gerencia puede contar con información más realista y tomar decisiones oportunas frente a variaciones en rendimientos, precios o ventanas comerciales de exportación.

El control presupuestal, apoyado en el uso disciplinado de forecasts, no debe entenderse solo como una evaluación retrospectiva, sino como una herramienta de aprendizaje organizacional. Las correcciones y los ajustes realizados durante el ejercicio ofrecen información valiosa para mejorar la precisión de presupuestos futuros, orientar la asignación de recursos y alinear los esfuerzos hacia los objetivos estratégicos de la empresa. ¿Has aplicado este proceso al elaborar un presupuesto agrícola? Cuéntanos tu experiencia.

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