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Cómo identificar a los stakeholders de tu organización
Cómo identificar a los stakeholders de tu organización
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Los stakeholders, traducido al español como "grupos de interés" o "partes interesadas", son las personas, grupos u organizaciones que se ven afectadas por las acciones y decisiones de una empresa. Para identificarlos, es fundamental la realización de un mapeo de stakeholders.
Se conoce así al proceso colaborativo de investigación, análisis, debate y discusión que ayuda a identificar a los grupos de interés en torno a un producto, proyecto o idea empresarial. Su principal objetivo es obtener una representación visual de las personas que pueden influir en un plan organizacional e identificar cómo están conectadas. Para realizarlo de manera eficaz, se deben seguir los siguientes pasos:
1. Identificar a las partes interesadas
El primer paso es realizar una lluvia de ideas para determinar a todas las partes interesadas potenciales: personas, grupos u organizaciones que se pueden ver afectadas por el producto o proyecto, que tienen influencia en él, o algún interés o preocupación en su éxito. Para ello, es recomendable colocar los nombres que se vayan encontrando en una pizarra física o virtual compartida, para que todos los actores involucrados en el proceso tengan acceso y puedan participar en el ejercicio.
2. Analizar
En esta segunda parte, se definirán los roles y expectativas de las partes interesadas. Ello ayudará a descubrir y determinar qué tan importantes son los stakeholders encontrados y cuál es el grado de incidencia de cada uno en el proyecto.
3. Priorizar
El siguiente paso es entender las necesidades del grupo de interés y cómo se sienten con el proyecto. Para ello, es necesario priorizar los stakeholders claves y determinar las primeras acciones comunicacionales.
Es importante recalcar que la posición que se le asigne a cada grupo de poder y su grado de interés definirán las acciones que se deberán tomar:
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Personas con un grado alto de poder y muy interesadas en el proyecto. Serán involucradas plenamente durante el proceso y se harán grandes esfuerzos para mantenerlas satisfechas.
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Personas con un grado alto de poder, pero que no están muy interesadas en el proyecto. Se debe procurar mantenerlas satisfechas y -asimismo- evitar bombardearlas de mensajes sobre el proceso para no aburrirlas.
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Personas con poco poder, pero muy interesadas en el proyecto. Serán informadas adecuadamente sobre los avances del proyecto para evitar problemas futuros que puedan poner en riesgo la continuidad del proyecto.
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Personas con poco poder y menos interesadas en el proyecto. Es importante mantenerlas informadas, pero no saturarlas con una comunicación excesiva.
4. Comunicaciones con las partes interesadas
Una vez definidos los stakeholders principales, se deberá empezar a elaborar y desarrollar un plan comunicacional que involucre a los mismos. Algunas prácticas que le brindan transparencia y responsabilidad al proyecto durante esta etapa son:
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Si algún elemento con poder se opone al proyecto, se puede apostar por buscar la aceptación de otro actor con el mismo nivel de poder y pedirle que convenza al primero.
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Cada parte interesada debe obtener la cantidad adecuada de información, dependiendo de su grado de interés. Algunas personas solo necesitan un resumen ejecutivo, mientras que otras requerirán de un informe más detallado.
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Es importante comunicarse temprano y de manera frecuente con los stakeholders, pues las personas necesitarán tiempo para evaluar su decisión.
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Se debe apostar por la comunicación face to face con los stakeholders que posean un rango alto de poder y que estén muy interesadas en el proyecto. Ganarse su confianza será fundamental para el éxito del plan.
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Fuentes:
Consultado con: Kety Jáuregui, expositora del Seminario online Mapeo de Stakeholders: Herramientas clave para la sostenibilidad de ESAN.
¿Qué son los stakeholders y cómo afectan a tu empresa?
Stakeholder mapping and management is key to successful project management
Stakeholder Mapping 101: A Quick Guide to Stakeholder Maps
A Step by Step Stakeholder Mapping Guide
Complete Stakeholder Mapping Guide
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