El crecimiento de los recursos tecnológicos, las redes sociales, el empoderamiento de los empleados y las diversas estrategias de gestión han transformado la comunicación interna en los últimos años. Se ha convertido en un factor clave para la reputación de una compañía, la calidad de las experiencias de los colaboradores y las buenas relaciones en la organización. Por ello, los líderes necesitan integrar una serie de herramientas que puedan potenciarla. Estas son las principales:

1. Intranet. Las empresas deben destinar una porción de su presupuesto en implementar una red interna y mantenerla en el tiempo. Este software permite el acceso a la información por parte de todos los colaboradores, les brinda un soporte de datos eficaz y, por ende, optimiza el trabajo y la productividad. La comunicación es necesaria para el rendimiento.

2. House organ. Se trata de una revista interna que generalmente es realizada por el área de Marketing. Su contenido comunica las actividades, los logros de distintas áreas, los reconocimientos a los empleados, los incentivos y los nuevos proyectos para el futuro. Es una herramienta de comunicación que se mantiene vigente debido a la cercanía y motivación que genera.

3. Aplicaciones móviles o redes sociales corporativas. Un ejemplo es HelloTeam, una app basada en la colaboración de un equipo de trabajo. Por ejemplo, el jefe de un proyecto puede publicar una idea para una nueva operación. Después, los trabajadores pueden votar, puntuar y opinar acerca si es factible o no ponerla en marcha o recibir un feedback por parte del líder. También existen redes sociales corporativas en donde los empleados pueden expresar y comentar sobre diversas temáticas sin distracciones.

4. Email interno. Por ejemplo, MailChimp es una herramienta de newsletter que conecta a todos los colaboradores para que reciban o envíen todas las novedades de la compañía. Además, este programa permite crear correos atractivos sin necesidad de tener conocimientos elevados en diseño.

5. Manual del empleado. Incorpora la información necesaria, que puede variar con el tiempo, acerca de la historia, el organigrama, la misión y visión de la empresa. Además, incluye las normas con las que debe regirse el trabajo.

6. Buzón de sugerencias online. Si se maneja correctamente, puede ser una fuente de crecimiento para la organización. Allí se depositan las opiniones, propuestas y comentarios de los trabajadores acerca de sus condiciones, relaciones laborales y beneficios.

7. Videoconferencias. A través de programas como Skype, es la forma más eficaz que tienen los empleados para comunicarse en la actualidad. La rapidez y el bajo costo permiten conectar a dos o más personas, evitando transporte, ahorrando tiempo y dinero.

8. Encuestas. Mientras más grande es una compañía, más difícil puede ser para la gerencia mantenerse informada de cada aspecto organizacional en los trabajadores. Para conocer cualitativamente y cuantitativamente la satisfacción del personal, se requiere de encuestas anónimas. Las encuestas regulares permiten mejorar el trato, la gestión y los objetivos de comunicación que tiene una empresa al comprender mejor al capital humano.

Por último, aunque la tecnología predomine en el medio empresarial actual, las reuniones presenciales continúan siendo muy productivas al momento de comunicarse e intercambiar ideas. Conocerse personalmente, manejar las noticias de manera asertiva y con un buen uso del lenguaje no verbal, entre otros métodos, debe ser una prioridad en las organizaciones hoy en día.

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Fuentes:

PR Noticias. "¿Qué esperan ahora las empresas de la comunicación interna? 8 tendencias a seguir".

Next International Business School. "Herramientas para mejorar la comunicación interna de las empresas".

Forbes. "Herramientas para mejorar la comunicación interna en tu empresa".